Emergenza Coronavirus: tutte le informazioni per il personale tecnico, amministrativo e bibliotecario

Lavoro agile in emergenza

Aggiornato al 4 maggio 2021: proroga misure emergenziali fino al 31 agosto

Lavoro agile in emergenza

Il Piano Straordinario Lavoro agile - Emergenza Nuovo Coronavirus COVID-19 è prorogato fino al 31 agosto 2021, con lo svolgimento delle attività “prioritariamente” in presenza, come previsto dall’art. 3, comma 4, del decreto legge n. 52/21 e salvo diversi provvedimenti emanati dalle Autorità competenti.

Per favorire un ritorno progressivo e graduale del personale in presenza, garantendo un congruo preavviso che consenta ai lavoratori e alle lavoratrici di organizzare al meglio l’attività e conciliare gli impegni lavorativi con quelli di natura personale, e fatti salvi i servizi essenziali, il lavoro in modalità agile può essere svolto, in base all’articolazione del proprio orario di lavoro nell’arco della settimana, fino ad massimo di numero di giornate come di seguito indicato:

Mesi Su 5 giorni a settimana Su 4 giorni a settimana Su 3 giorni a settimana

Su 2 giorni a settimana

Maggio 12 10 7 5
Giugno - Luglio 10 8 6 4
Agosto 6 5 4 2

L’articolazione delle giornate di lavoro agile deve essere definita in accordo con il/la responsabile della propria struttura, in considerazione delle esigenze di servizio e della programmazione interna.

I/le responsabili di Struttura potranno adottare tutte le misure organizzative e di rotazione che riterranno opportune per garantire l’efficiente funzionamento delle attività degli Uffici in condizioni di sicurezza.

E’ sempre possibile svolgere l’attività lavorativa interamente in presenza, sempre se sia possibile farlo in sicurezza. Chi intende svolgere il proprio servizio interamente in presenza dovrà comunicarlo al proprio Responsabile che ne terrà conto nella programmazione delle presenze della struttura.

Nel mese di agosto, in considerazione della riduzione delle attività durante la pausa estiva e per favorire il corretto utilizzo delle ferie e di altri istituti analoghi, sarà cura dei/della responsabili di struttura definire le attività indifferibili che, dovendo essere necessariamente e prioritariamente svolte nel mese di agosto, giustifichino il ricorso al lavoro in modalità agile.

​Attivita’ che possono essere eseguite in lavoro agile (smart working semplificato):

  • possono essere svolte in autonomia dal personale interessato
  • è possibile fissare obiettivi generali che possono essere monitorati a distanza dal/la responsabile di struttura
  • possono essere delocalizzate, almeno in parte per la componente dedicata al lavoro agile, senza che sia necessaria la costante presenza fisica nella sede di lavoro
  • possono essere svolte adeguatamente attraverso idonee strumentazioni tecnologiche (pc, tablet, smartphone).

Perché possa essere autorizzato lo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità agile, le caratteristiche sopra indicate devono essere tutte presenti.

Fino al 31 agosto, vengono provvisoriamente ed eccezionalmente definiti dall’Ateneo i servizi essenziali, con carattere di indifferibilità e che devono essere resi in presenza:

  • le attività del Rettorato e della Direzione generale
  • le attività di gestione del personale, pagamento degli stipendi e contabilità
  • le attività della direzione didattica e dei SEFA, per le attività di organizzazione della didattica
  • le attività della Direzione ICT, del CTU e del settore sicurezza ICT
  • le attività della Direzione Sicurezza, Sostenibilità e Ambiente
  • le attività della Direzione Segreterie Studenti e Diritto allo Studio
  • le attività della Direzione Servizi Patrimoniali, Immobiliari e Assicurativi, per i servizi di custodia, portierato e accoglienza, per l’assistenza all’attività didattica e alle altre attività istituzionali e per la prenotazione delle aule in relazione alle attività didattiche
  • le attività della Direzione Edilizia, finalizzate a garantire la regolare gestione (anche contabile) delle lavorazioni nei cantieri
  • le attività della Direzione Servizio Bibliotecario d'Ateneo, per tutti i servizi di prestito su prenotazione da catalogo, l’offerta di sale per la lettura e lo studio, il servizio di consultazione in sede, con prenotazione del posto da effettuarsi tramite App.; tutti i servizi dovranno essere garantiti con modalità ordinarie che saranno definite dalla dirigente responsabile di struttura, d’intesa con la Direzione Generale
  • le attività degli Uffici del Cosp - Centro per l'Orientamento allo Studio e alle Professioni che necessitano, per particolari esigenze, di essere svolte in presenza
  • all’interno dei Dipartimenti, le attività di supporto ai laboratori didattici e di ricerca
  • le attività di cura di piante e animali
  • le attività delle altre strutture, per le sole attività ritenute indifferibili e che richiedono necessariamente la presenza, in base alla valutazione dei/delle responsabili delle strutture, d’intesa con la Direzione Generale.

Fino al 30 giugno 2021, i genitori lavoratori di figli conviventi minori di sedici anni, potranno svolgere la prestazione di lavoro in modalità agile:

  • nel caso in cui sia stata disposta la sospensione dell’attività didattica in presenza
  • in caso di quarantena del figlio, per tutto o per parte del periodo corrispondente alla durata della quarantena
  • se il contatto si è verificato all'interno di strutture regolarmente frequentate per seguire:
    • lezioni musicali
    • attività linguistiche
    • attività sportive di base, attività motoria in strutture come palestre, piscine, centri sportivi, circoli sportivi, sia pubblici che privati.

La quarantena deve essere disposta dal dipartimento di prevenzione della azienda sanitaria locale (ASL) territorialmente competente.

Per informazioni sui congedi, consulta il paragrafo Congedo straordinario per genitori alla pagina Congedi straordinari e malattia - Provvedimenti emergenza Covid-19.

Fino al 30 giugno 2021 i “lavoratori fragili” possono svolgere la prestazione lavorativa esclusivamente o parzialmente in modalità agile, anche attraverso l'adibizione a diversa mansione ricompresa nella medesima categoria o area di inquadramento o lo svolgimento di specifiche attività di formazione professionale anche da remoto.

Per ulteriori informazioni, sui lavoratori fragili, consulta anche il paragrafo Lavoratori fragili alla pagina Congedi straordinari e malattia - Provvedimenti emergenza Covid-19.

Per ulteriori informazioni:

Modulistica

Modulo per rendicontazione lavoro agile

Chi richiede per la prima volta l'autorizzazione al lavoro agile, deve allegare il "modulo richiesta lavoro agile" nel relativo giustificativo insieme al primo rendiconto.

Informativa Salute e Sicurezza lavoro agile

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Programmare e rendicontare

Per programmare e rendicontare le attività svolte in modalità di lavoro agile, il personale deve:

  • concordare via e-mail, con il proprio responsabile, le attività settimanali da svolgere
  • caricare su Start Web il giustificativo n. 47 “smart working intera giornata” allegando il calendario delle attività concordate ed eseguite nel periodo indicato nel giustificativo.

Il responsabile può verificare la rendicontazione direttamente sulla procedura Start Web e, a seconda della congruità con quanto concordato, decidere di:

  • validarla
  • metterla in stato "da correggere"
  • non accoglierla.

Questa modalità va seguita anche da chi inizia la sua attività in modalità di lavoro agile dopo un periodo di assenza e, se richiede per la prima volta l’accesso alla modalità agile di lavoro, deve anche compilare il modulo di autorizzazione, da allegare insieme al primo rendiconto sulla procedura Start Web.

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Giustificativi e rendicontazioni

Se il periodo di smart working è alternato a periodi di assenza bisogna caricare giustificativi e rendicontazioni distinte per periodi di attività.

Ad esempio:

settimana dal 4 al 8 maggio:

  • 4 maggio ferie intera giornata: giustificativo 1
  • dal 5 al 7 maggio lavoro agile per intera giornata: giustificativo 47 con rendiconto allegato per tutte le giornate di lavoro effettuate
  • 8 maggio riposo intera giornata: giustificativo 4.

Lavoro agile e in presenza nella medesima giornata

Nel caso in cui l’attività lavorativa sia svolta in parte in presenza e in parte in modalità agile, va utilizzato il giustificativo 48, Smart working orario.

Nelle giornate in cui si utilizza la modalità agile a ore non va caricata la rendicontazione ma compilato solo il campo note con le attività svolte:

Esempio:

settimana dal 4 all’8 maggio:

  • 4 maggio dalle ore 8 alle 12.30 regolare presenza in sede timbrata e dalle 12.30 alle 16 giustificativo n. 48 con campo note compilato
  • dal 5 al 7 maggio smart working intera giornata, giustificativo 47 con rendicontazione allegata
  • 8 maggio ferie, giustificativo 1.

L’attività in lavoro agile deve essere svolta per frazioni pari o superiori all’ora.

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Telelavoro

Rientri mensili

I lavoratori fragili che svolgono attualmente la prestazione lavorativa secondo un Piano di Telelavoro già approvato e il personale che assiste familiari considerati soggetti fragili possono, in accordo con il/la Responsabile, non effettuare i rientri mensili.

Attivazione Piani di telelavoro

Il personale che volesse richiedere l’attivazione di un Piano di Telelavoro può inviare una comunicazione all’indirizzo mail permessi@unimi.it, per conoscerne le modalità di applicazione.

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Riposi compensativi, straordinari, turni, permessi

Vista l’autonoma distribuzione dell’impegno orario sulla giornata non è necessario ricorrere a permessi orari nella giornata in cui si svolge l’attività interamente in smart working, se l’attività stessa viene portata a termine nell’arco dell’intera giornata e nel rispetto delle fasce di contattabilità concordate con il proprio responsabile.

Per effetto della distribuzione flessibile del tempo di lavoro, è escluso il ricorso a prestazioni eccedenti l’orario settimanale che diano luogo a riposi compensativi, prestazioni di lavoro straordinario, prestazioni di lavoro in turno notturno, festivo o feriale non lavorativo che determinino maggiorazioni retributive.

Le ore di riposo compensativo cumulate al 31.12.2020 potranno essere utilizzate entro il 31.12.2021, mentre eventuali debiti orari cumulati da gennaio 2021 devono essere recuperati entro il 30.06.2021.

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Giustificazione campagna vaccinale

Per chi che ha aderito alla campagna vaccinale:

  • il vaccino verrà effettuato presso il PAT - Pio Albergo Trivulzio nei giorni lavorativi a seconda della calendarizzazione dell'appuntamento
  • il personale che svolge l'attività in presenza:
    • deve timbrare l'uscita dal servizio per recarsi presso la struttura e giustificare con il giustificativo "n. 23 visita medico competente” allegando il giustificativo che sarà rilasciato dalla struttura o la mail con l'indicazione dell'appuntamento
  • il personale che svolge l'attività in modalità agile:
    • pur restando la possibilità di ridistribuire l'impegno lavorativo sulla giornata, nel caso svolgesse il servizio per una parte, deve caricare il giustificativo "n. 48 smart working orario" e il giustificativo "n. 23 visita medico competente".
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