Emergenza Coronavirus: tutte le informazioni per il personale tecnico, amministrativo e bibliotecario

Lavoro agile in emergenza

Aggiornato al 6 aprile: proroga misure emergenziali fino al 30 aprile

Lavoro agile

Fino al 30 aprile, salvo diversi provvedimenti emanati dalle Autorità competenti, il personale in servizio potrà svolgere la prestazione lavorativa in modalità agile dal proprio domicilio.

Il personale pertanto potrà definire, in accordo con il/la responsabile, fino a cinque giorni settimanali di lavoro in modalità agile

​Attivita’ che possono essere eseguite in lavoro agile (smart working semplificato):

  • possono essere svolte in autonomia dal personale interessato
  • è possibile fissare obiettivi generali che possono essere monitorati a distanza dal/la responsabile di struttura
  • possono essere delocalizzate, almeno in parte per la componente dedicata al lavoro agile, senza che sia necessaria la costante presenza fisica nella sede di lavoro
  • possono essere svolte adeguatamente attraverso idonee strumentazioni tecnologiche (pc, tablet, smartphone).

Perché possa essere autorizzato lo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità agile, le caratteristiche sopra indicate devono essere tutte presenti.

Fino al 30 aprile, vengono provvisoriamente ed eccezionalmente definiti dall’Ateneo i servizi essenziali, con carattere di indifferibilità e che devono essere resi in presenza:

  • le attività del Rettorato e della Direzione generale
  • le attività di gestione del personale, pagamento degli stipendi e contabilità
  • le attività della Direzione ICT, del CTU e del settore sicurezza ICT
  • le attività della Direzione Sicurezza, Sostenibilità e Ambiente
  • le attività della Direzione Segreterie Studenti e Diritto allo Studio
  • i servizi di custodia e portierato, limitatamente agli immobili e agli accessi autorizzati
  • le attività del Presidio qualità, finalizzate alla visita CEV
  • le attività della Direzione Edilizia, finalizzate a garantire la regolare gestione (anche contabile) delle lavorazioni nei cantieri
  • le attività della Direzione Servizio Bibliotecario d'Ateneo, per quanto concerne i servizi di front office per il prestito librario, solo su appuntamento tramite catalogo, la consultazione di testi e lo studio, solo su prenotazione del posto; saranno progressivamente rese note ed aggiornate le strutture bibliotecarie in grado di attivare tale servizio
  • le attività degli Uffici del Cosp - Centro per l'Orientamento allo Studio e alle Professioni che necessitano, per particolari esigenze, di essere svolte in presenza
  • all’interno dei Dipartimenti, le attività di supporto ai laboratori didattici e di ricerca
  •  le attività delle altre strutture, per le sole attività ritenute indifferibili e che richiedono necessariamente la presenza, in base alla valutazione dei/delle responsabili delle strutture, d’intesa con la Direzione Generale; la valutazione sarà effettuata in conformità a quanto previsto dal decreto rettorale sui servizi essenziali del 5 novembre 2020.

Il Responsabile di struttura è tenuto ai seguenti adempimenti:

  1. interpellare il proprio personale e verificare preliminarmente il contingente di personale che preferisca svolgere la propria attività in presenza
  2. verificare se tale personale volontario possa essere adibito a servizi ritenuti essenziali, indifferibili ed urgenti o possa comunque garantire il necessario presidio della struttura
  3. effettuate le preliminari verifiche di cui ai punti 1) e 2), concedere lo smart working semplificato, nella misura del 100%, al restante personale che lo richieda e presenti ovviamente le condizioni per ottenere il beneficio; lo stesso personale non potrà ottenere il beneficio qualora risulti utile allo svolgimento di servizi ritenuti essenziali, indifferibili e/o urgenti
  4. la presenza del personale ritenuto utile allo svolgimento di servizi essenziali, indifferibili e/o urgenti può essere organizzata anche con turni di rotazione, se necessario; dalla rotazione va escluso il personale volontario rientrante nei precedenti punti 1) e 2), che intenda svolgere in presenza le sue attività essenziali e/o di presidio della struttura
  5. far rispettare tutte le condizioni di sicurezza, distanziamento e prevenzione del rischio di contagio previste dall’Amministrazione. 

I genitori lavoratori di figli conviventi minori di sedici anni, potranno svolgere la prestazione di lavoro in modalità agile:

  • nel caso in cui sia stata disposta la sospensione dell’attività didattica in presenza
  • in caso di quarantena del figlio, per tutto o per parte del periodo corrispondente alla durata della quarantena
  • se il contatto si è verificato all'interno di strutture regolarmente frequentate per seguire:
    • lezioni musicali
    • attività linguistiche
    • attività sportive di base, attività motoria in strutture come palestre, piscine, centri sportivi, circoli sportivi, sia pubblici che privati.

La quarantena deve essere disposta dal dipartimento di prevenzione della azienda sanitaria locale (ASL) territorialmente competente.

Per ulteriori informazioni:

Modulistica

Modulo per rendicontazione lavoro agile

Chi richiede per la prima volta l'autorizzazione al lavoro agile, deve allegare il "modulo richiesta lavoro agile" nel relativo giustificativo insieme al primo rendiconto.

Informativa Salute e Sicurezza lavoro agile

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Programmare e rendicontare

Per programmare e rendicontare le attività svolte in modalità di lavoro agile, il personale deve:

  • concordare via e-mail, con il proprio responsabile, le attività settimanali da svolgere
  • caricare su Start Web il giustificativo n. 47 “smart working intera giornata” allegando il calendario delle attività concordate ed eseguite nel periodo indicato nel giustificativo.

Il responsabile può verificare la rendicontazione direttamente sulla procedura Start Web e, a seconda della congruità con quanto concordato, decidere di:

  • validarla
  • metterla in stato "da correggere"
  • non accoglierla.

Questa modalità va seguita anche da chi inizia la sua attività in modalità di lavoro agile dopo un periodo di assenza e, se richiede per la prima volta l’accesso alla modalità agile di lavoro, deve anche compilare il modulo di autorizzazione, da allegare insieme al primo rendiconto sulla procedura Start Web.

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Giustificativi e rendicontazioni

Se il periodo di smart working è alternato a periodi di assenza bisogna caricare giustificativi e rendicontazioni distinte per periodi di attività.

Ad esempio:

settimana dal 4 al 8 maggio:

  • 4 maggio ferie intera giornata: giustificativo 1
  • dal 5 al 7 maggio lavoro agile per intera giornata: giustificativo 47 con rendiconto allegato per tutte le giornate di lavoro effettuate
  • 8 maggio riposo intera giornata: giustificativo 4.

Lavoro agile e in presenza nella medesima giornata

Nel caso in cui l’attività lavorativa sia svolta in parte in presenza e in parte in modalità agile, va utilizzato il giustificativo 48, Smart working orario.

Nelle giornate in cui si utilizza la modalità agile a ore non va caricata la rendicontazione ma compilato solo il campo note con le attività svolte:

Esempio:

settimana dal 4 all’8 maggio:

  • 4 maggio dalle ore 8 alle 12.30 regolare presenza in sede timbrata e dalle 12.30 alle 16 giustificativo n. 48 con campo note compilato
  • dal 5 al 7 maggio smart working intera giornata, giustificativo 47 con rendicontazione allegata
  • 8 maggio ferie, giustificativo 1.

L’attività in lavoro agile deve essere svolta per frazioni pari o superiori all’ora.

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Giustificazione campagna vaccinale

Per chi che ha aderito alla campagna vaccinale:

  • il vaccino verrà effettuato presso il PAT - Pio Albergo Trivulzio nei giorni lavorativi a seconda della calendarizzazione dell'appuntamento
  • il personale che svolge l'attività in presenza:
    • deve timbrare l'uscita dal servizio per recarsi presso la struttura e giustificare con il giustificativo "n. 23 visita medico competente” allegando il giustificativo che sarà rilasciato dalla struttura o la mail con l'indicazione dell'appuntamento
  • il personale che svolge l'attività in modalità agile:
    • pur restando la possibilità di ridistribuire l'impegno lavorativo sulla giornata, nel caso svolgesse il servizio per una parte, deve caricare il giustificativo "n. 48 smart working orario" e il giustificativo "n. 23 visita medico competente".
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Riposi compensativi, straordinari, turni, permessi

Vista l’autonoma distribuzione dell’impegno orario sulla giornata non è necessario ricorrere a permessi orari nella giornata in cui si svolge l’attività interamente in smart working, se l’attività stessa viene portata a termine nell’arco dell’intera giornata e nel rispetto delle fasce di contattabilità concordate con il proprio responsabile.

Per effetto della distribuzione flessibile del tempo di lavoro, è escluso il ricorso a prestazioni eccedenti l’orario settimanale che diano luogo a riposi compensativi, prestazioni di lavoro straordinario, prestazioni di lavoro in turno notturno, festivo o feriale non lavorativo che determinino maggiorazioni retributive.

Le ore di riposo compensativo cumulate al 31.12.2020 potranno essere utilizzate entro il 31.12.2021, mentre eventuali debiti orari cumulati da gennaio 2021 devono essere recuperati entro il 30.06.2021.

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