Emergenza Coronavirus: tutte le informazioni per il personale

Lavoro agile in emergenza

Aggiornato al 13 ottobre 2021: circolare del Direttore Generale del 13 ottobre per lavoro agile dopo il 15 ottobre 2021

Lavoro agile in emergenza

Fino al 31 ottobre sarà possibile, in accordo con la/il responsabile della struttura, proseguire il lavoro agile con le modalità previste dalla Determina del Direttore Generale del 28 luglio 2021. In concomitanza con il proseguimento del lavoro agile in modalità semplificata fino alla fine di ottobre, proseguirà la raccolta dei Piani Individuali di Lavoro Agile.

Dal 1 novembre 2021, per continuare a svolgere l’attività in modalità agile, sarà necessaria la compilazione e validazione da parte dei/delle Responsabili di Struttura del PILA – Piano Individuale di Lavoro Agile. In questa fase, non sarà dunque necessario avere già sottoscritto gli Accordi Individuali, che saranno progressivamente trasmessi ai/alle colleghi/e che abbiano concluso l’iter di validazione del PILA.

Dal 1 gennaio 2022 potranno usufruire del lavoro agile solo coloro che abbiano sottoscritto l’Accordo Individuale e ricevuto la comunicazione email di avvenuta attivazione del lavoro agile “ordinario”.

Ulteriori informazioni nella circolare del Direttore Generale del 13 ottobre 2021 e nella pagina Lavoro agile

Il lavoro in modalità agile può essere svolto, in base all’articolazione del proprio orario di lavoro nell’arco della settimana, fino ad massimo di numero di giornate come di seguito indicato:

Mesi Su 5 giorni a settimana Su 4 giorni a settimana Su 3 giorni a settimana

Su 2 giorni a settimana

Ottobre - dicembre 7 6 4 3

L’articolazione delle giornate di lavoro agile deve essere definita in accordo con il/la responsabile della propria struttura, in considerazione delle esigenze di servizio e della programmazione interna.

I/le responsabili di Struttura potranno adottare tutte le misure organizzative e di rotazione che riterranno opportune per garantire l’efficiente funzionamento delle attività degli Uffici in condizioni di sicurezza.

​Attivita’ che possono essere eseguite in lavoro agile (smart working semplificato):

  • possono essere svolte in autonomia dal personale interessato
  • è possibile fissare obiettivi generali che possono essere monitorati a distanza dal/la responsabile di struttura
  • possono essere delocalizzate, almeno in parte per la componente dedicata al lavoro agile, senza che sia necessaria la costante presenza fisica nella sede di lavoro
  • possono essere svolte adeguatamente attraverso idonee strumentazioni tecnologiche (pc, tablet, smartphone).

Perché possa essere autorizzato lo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità agile, le caratteristiche sopra indicate devono essere tutte presenti.

Vengono provvisoriamente ed eccezionalmente definiti dall’Ateneo i servizi essenziali, con carattere di indifferibilità e che devono essere resi in presenza:

  • le attività del Rettorato e della Direzione generale
  • le attività di gestione del personale, pagamento degli stipendi e contabilità
  • le attività della direzione didattica e dei SEFA, per le attività di organizzazione della didattica
  • le attività della Direzione ICT, del CTU e del settore sicurezza ICT
  • le attività della Direzione Sicurezza, Sostenibilità e Ambiente
  • le attività della Direzione Segreterie Studenti e Diritto allo Studio
  • le attività della Direzione Servizi Patrimoniali, Immobiliari e Assicurativi, per i servizi di custodia, portierato e accoglienza, per l’assistenza all’attività didattica e alle altre attività istituzionali e per la prenotazione delle aule in relazione alle attività didattiche
  • le attività della Direzione Edilizia, finalizzate a garantire la regolare gestione (anche contabile) delle lavorazioni nei cantieri
  • le attività della Direzione Servizio Bibliotecario d'Ateneo, per tutti i servizi di prestito su prenotazione da catalogo, l’offerta di sale per la lettura e lo studio, il servizio di consultazione in sede, con prenotazione del posto da effettuarsi tramite App.; tutti i servizi dovranno essere garantiti con modalità ordinarie che saranno definite dalla dirigente responsabile di struttura, d’intesa con la Direzione Generale
  • le attività degli Uffici del Cosp - Centro per l'Orientamento allo Studio e alle Professioni che necessitano, per particolari esigenze, di essere svolte in presenza
  • all’interno dei Dipartimenti, le attività di supporto ai laboratori didattici e di ricerca
  • le attività di cura di piante e animali
  • le attività delle altre strutture, per le sole attività ritenute indifferibili e che richiedono necessariamente la presenza, in base alla valutazione dei/delle responsabili delle strutture, d’intesa con la Direzione Generale.

Fino al 31 ottobre 2021 i “lavoratori fragili” possono svolgere la prestazione lavorativa esclusivamente o parzialmente in modalità agile, anche attraverso l'adibizione a diversa mansione ricompresa nella medesima categoria o area di inquadramento o lo svolgimento di specifiche attività di formazione professionale anche da remoto.

Per ulteriori informazioni, sui lavoratori fragili, consulta anche il paragrafo Lavoratori fragili alla pagina Congedi straordinari e malattia - Provvedimenti emergenza Covid-19.

Per ulteriori informazioni:

Modulistica

Modulo per rendicontazione lavoro agile

Chi richiede per la prima volta l'autorizzazione al lavoro agile, deve allegare il "modulo richiesta lavoro agile" nel relativo giustificativo insieme al primo rendiconto.

Informativa Salute e Sicurezza lavoro agile

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Programmare e rendicontare

Per programmare e rendicontare le attività svolte in modalità di lavoro agile, il personale deve:

  • concordare via e-mail, con il proprio responsabile, le attività settimanali da svolgere
  • caricare su Start Web il giustificativo n. 47 “smart working intera giornata” allegando il calendario delle attività concordate ed eseguite nel periodo indicato nel giustificativo.

Il responsabile può verificare la rendicontazione direttamente sulla procedura Start Web e, a seconda della congruità con quanto concordato, decidere di:

  • validarla
  • metterla in stato "da correggere"
  • non accoglierla.

Questa modalità va seguita anche da chi inizia la sua attività in modalità di lavoro agile dopo un periodo di assenza e, se richiede per la prima volta l’accesso alla modalità agile di lavoro, deve anche compilare il modulo di autorizzazione, da allegare insieme al primo rendiconto sulla procedura Start Web.

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Giustificativi e rendicontazioni

Se il periodo di smart working è alternato a periodi di assenza bisogna caricare giustificativi e rendicontazioni distinte per periodi di attività.

Ad esempio:

settimana dal 4 al 8 maggio:

  • 4 maggio ferie intera giornata: giustificativo 1
  • dal 5 al 7 maggio lavoro agile per intera giornata: giustificativo 47 con rendiconto allegato per tutte le giornate di lavoro effettuate
  • 8 maggio riposo intera giornata: giustificativo 4.

Lavoro agile e in presenza nella medesima giornata

Nel caso in cui l’attività lavorativa sia svolta in parte in presenza e in parte in modalità agile, va utilizzato il giustificativo 48, Smart working orario.

Nelle giornate in cui si utilizza la modalità agile a ore non va caricata la rendicontazione ma compilato solo il campo note con le attività svolte:

Esempio:

settimana dal 4 all’8 maggio:

  • 4 maggio dalle ore 8 alle 12.30 regolare presenza in sede timbrata e dalle 14.00 alle 16.45 giustificativo n. 48 con campo note compilato
  • dal 5 al 7 maggio smart working intera giornata, giustificativo 47 con rendicontazione allegata
  • 8 maggio ferie, giustificativo 1.

L’attività in lavoro agile deve essere svolta per frazioni pari o superiori all’ora.

Per maggiori dettagli sulla corretta gestione dello smart working orario consulta il paragrafo Caricamento giustificativo smart working orario

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Telelavoro

Rientri mensili

I lavoratori fragili che svolgono attualmente la prestazione lavorativa secondo un Piano di Telelavoro già approvato e il personale che assiste familiari considerati soggetti fragili possono, in accordo con il/la Responsabile, non effettuare i rientri mensili.

Attivazione Piani di telelavoro

Il personale che volesse richiedere l’attivazione di un Piano di Telelavoro può inviare una comunicazione all’indirizzo mail permessi@unimi.it, per conoscerne le modalità di applicazione.

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Riposi compensativi, straordinari, turni, permessi

Vista l’autonoma distribuzione dell’impegno orario sulla giornata non è necessario ricorrere a permessi orari nella giornata in cui si svolge l’attività interamente in smart working, se l’attività stessa viene portata a termine nell’arco dell’intera giornata e nel rispetto delle fasce di contattabilità concordate con il proprio responsabile.

Per effetto della distribuzione flessibile del tempo di lavoro, è escluso il ricorso a prestazioni eccedenti l’orario settimanale che diano luogo a riposi compensativi, prestazioni di lavoro straordinario, prestazioni di lavoro in turno notturno, festivo o feriale non lavorativo che determinino maggiorazioni retributive.

Le ore di riposo compensativo cumulate al 31.12.2020 potranno essere utilizzate entro il 31.12.2021, mentre eventuali debiti orari cumulati da gennaio 2021 devono essere recuperati entro il 31.01.2022.

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