Emergenza Coronavirus: tutte le informazioni per il personale tecnico, amministrativo e bibliotecario

Provvedimenti emergenza Covid-19

Aggiornato al 29 ottobre 2020: ​Congedo straordinario figli minori di 14 anni

Normativa

Decreti, leggi, note operative e comunicazioni sull'emergenza Coronavirus sono disponibili sul portale di Ateneo.

Didattica online

I docenti trovano indicazioni, guide e template per produrre materiale didattico digitale alla pagina dedicata del sito del CTU.

Infomail

Per esigenze informative specifiche sull'emergenza è stata attivata una casella e-mail dedicata.

Accesso in Ateneo e orari

Si entra in università con rilevazione della temperatura e rilascio di un pass giornaliero.

Il pass giornaliero permette l’accesso in Ateneo per l’intera giornata senza nuova misurazione della temperatura e va conservato ed esibito all’ingresso in portineria o su richiesta in caso di verifica da parte del personale universitario.

Nella Tabella 1 sono indicati gli ingressi attrezzati con rilevamento della temperatura. Queste strutture rilasciano il Pass che è poi valido in tutte le strutture di ateneo, anche quelle non attrezzate per il rilevamento diretto.

Nella Tabella 2 sono indicati gli ingressi non attrezzati per un rilevamento diretto.

Nella Tabella 3 sono indicati gli ingressi ove è possibile accedere con autocertificazione se non si è in possesso di un pass.

Infine, nella Tabella 4, sono indicati gli ingressi che restano chiusi.

Le tabelle con l’indicazione di tutti gli ingressi sono contenuti nella nota operativa n. 2.

Durante la permanenza in Ateneo è obbligatorio, all’interno di tutti i luoghi di lavoro:

  • l’utilizzo di mascherine, almeno chirurgiche
  • garantire e rispettare la distanza di sicurezza tra le persone di almeno 1 metro “da testa a testa” e, dove possibile, si consiglia di mantenere cautelativamente una distanza di 2 metri
  • provvedere  alla ventilazione degli uffici (consigliabile almeno 1 volta ogni ora di lavoro).

Per i lavoratori che svolgono attività a contatto con il pubblico e/o che prestano servizi esterni, in aggiunta alle mascherine, potrà essere previsto, dove le circostanze lo richiedano e su richiesta del responsabile di struttura, l’impiego di visiere protettive o di barriere protettive in plexiglass (da scrivania).

Aule e laboratori didattici, è previsto:

  • l’occupazione di postazioni alternate “a scacchiera”, nel rispetto del distanziamento minimo di 1 metro, con un margine della misura di +/- 10
  • l’uso obbligatorio delle mascherine per tutto il tempo di permanenza
  • frequente ricambio d’aria.

Laboratori di ricerca, è previsto:

  • l’utilizzo dei dispositivi di protezione
  • 1 persona ogni 10 mq
  • il rispetto delle regole di sicurezza.

Bar e ristorazione:

A partire dal 15 Settembre la maggior parte dei servizi di ristorazione e bar interni all’Ateneo sono stati gradualmente riaperti, anche se con servizi ridotti e/o con pasti preconfezionati, in funzione del numero di utenti e nel rispetto delle norme anti-contagio.

Riunioni:

Tornano ad essere vietate le riunioni in presenza, le riunioni potranno essere svolte solo da remoto.
Qualora sia assolutamente necessario effettuare gli incontri in presenza, si dovrà mantenere la distanza di sicurezza interpersonale di almeno 1 metro, utilizzare obbligatoriamente le mascherine e ventilare gli spazi prima, durante e dopo la riunione.

Convegni e seminari:

Sono sospese le attività convegnistiche e congressuali in presenza.

Missioni in Italia e all’estero:

Sono vietati gli spostamenti per alcuni Paesi ritenuti ad alto rischio ed anche l’ingresso e il transito nel territorio nazionale alle persone che hanno transitato o soggiornato in alcuni Stati esteri. Si consiglia di verificare gli elenchi allegati al DPCM 13 Ottobre (elenco E ed elenco F). Le trasferte all’estero sono comunque fortemente sconsigliate.

Rilevazione presenze in servizio

Presenze intera giornata: devono essere effettuate le regolari timbrature previste dall’orario assegnato.

Presenze orario parziale: devono essere effettuate le timbrature fino all’orario di effettiva permanenza presso la struttura in cui si presta servizio e la restante parte della giornata deve essere giustificata:

  • con il giustificativo n. 48 "Smart working orario" se si svolge lavoro agile, indicando nelle note l’attività svolta senza allegare documenti; l’attività in modalità agile non può essere svolta per periodi inferiori all’ora.
  • con altra tipologia di giustificativo in caso di assenza.

Tutte le informazioni di dettaglio, sono reperibili nei seguenti documenti:

Corso di formazione online: Covid-19 e lavoro: cosa conoscere

Tutto il personale, per svolgere le attività in presenza, deve aver seguito il corso di formazione online, relativo all'osservanza delle misure di contenimento del Covid-19.

Nel caso in cui il corso non sia stato ancora effettuato, il responsabile dovrà chiedere una dichiarazione in cui il dipendente si impegni ad effettuare il corso nei giorni immediatamente successivi al rientro e dichiari di aver letto e preso atto delle informative a tutela della salute pubblicate sul portale d'Ateneo

Tale dichiarazione può essere fornita anche con una semplice email al proprio responsabile.

Per maggiori informazioni consulta la nota operativa n. 9: - linee guida per la presenza in servizio nel rispetto delle disposizioni previste per il contenimento della diffusione del Covid-19.

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Lavoro agile

A partire dal 2 novembre il Piano Straordinario Lavoro agile Emergenza Nuovo Coronavirus COVID-19 fase 3, viene modificato e prorogato fino al 31 dicembre.

Tra il 2 novembre e il 31 dicembre lo svolgimento della prestazione lavorativa in smart working potrà essere effettuato nella percentuale massima del 75% del personale che svolge attività che possono essere eseguite in modalità agile. Il personale disabile che rientra nelle casistiche previste della legge 104, art. 3,comma 1 e 3, accede prioritariamente al lavoro agile.

Il presidio delle strutture viene garantito dai responsabili che pianificano le presenze e l'eventuale rotazione del personale in regime di smart working (in linea con le percentuali definite nella misura massima del 75% di lavoro in modalità agile), tenuto conto preliminarmente delle esigenze del personale in condizione di fragilità, in stato di gravidanza,i genitori di minori di 14 anni e coloro che prestano assistenza a familiari cui è stata riconosciuta la gravità dell’handicap ai sensi dell’art. 3, comma 3 della L. 104/92. 

Attività possibili in modalità agile
Possono continuare ad essere eseguite in smart working, solo le attività che possano contemporaneamente:

  • essere svolte in autonomia dal personale interessato attraverso idonee strumentazioni tecnologiche (pc, tablet, smartphone)
  • avere obiettivi generali monitorabili a distanza dal/la responsabile di struttura
  • essere delocalizzate, almeno in parte, senza necessità di una costante presenza fisica nella sede di lavoro.

Attività e servizi da rendere in presenza
Le attività e i servizi che devono necessariamente essere svolti in presenza sono:

  • apertura, chiusura, controllo e vigilanza degli spazi adibiti ad aule e laboratori per la ricerca e la didattica 
  • infopoint
  • portierato, custodia e controllo accessi delle diverse sedi dell’Ateneo
  • apertura, chiusura, controllo, vigilanza delle sale di lettura e consultazione e il servizio prestito libri delle strutture bibliotecarie
  • sportelli rivolti all’utenza studentesca della Direzione Segreterie Studenti e Diritto allo Studio e del Centro per l'Orientamento allo Studio e alle Professioni, sulla base delle indicazioni organizzative definite dal Responsabile di Struttura
  • attività svolte presso il Laboratorio Analisi e presso le altre strutture che garantiscono servizi sanitari rivolti al pubblico
  • attività del Centro Clinico-Veterinario Zootecnico-Sperimentale di Lodi
  • attività delle Aziende Agrarie e degli Orti Botanici per le necessità di assistenza, cura e benessere degli animali e la gestione delle coltivazioni
  • attività collegate ai sopralluoghi nei cantieri edili.

Vista l’emergenza in atto e fatti salvi i servizi considerati essenziali, il personale può entrare in servizio tra le ore 8 e le 10. Sarà cura della Direzione Risorse Umane gestire la giornata sulla base dell’orario di ingresso.

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I responsabili di struttura, svolgono le proprie attività prevalentemente in presenza e sono tenuti a:

  • interpellare il proprio personale e verificare preliminarmente il contingente di personale che intenda svolgere la propria attività interamente in presenza
  • chiedere al restante personale il numero delle giornate di smart working di cui intenda usufruire
  • pianificare i turni di rotazione, per il personale in smart working, in modo da salvaguardare l’esigenza dell’Amministrazione di rientrare nei parametri del 50% delle presenze complessive
  • far rispettare tutte le condizioni di sicurezza, distanziamento e prevenzione del rischio di contagio previste dall’Amministrazione.

Personale part-time (informazioni in corso di aggiornamento)
Per il personale part time, periodo 16 ottobre al 30 novembre:

  • part time  “orizzontale”: le giornate sono sempre massimo 16
  • part time  “verticale” le giornate sono così riproporzionate:
    • part time verticale su 4 giorni a settimana potrà fruire di massimo 13 giorni
    • part time verticale su 3 giorni a settimana potrà fruire di massimo 10 giorni
    • part time verticale su 2 giorni a settimana potrà fruire di massimo 6 giorni.

Ulteriori giornate possono inoltre essere accordate al personale convivente con famigliari posti in quarantena certificata, in isolamento fiduciario o in attesa di esito del tampone, a tale proposito consulta anche il paragrafo Malattia.

Disposizioni per fruitori legge 104 e genitori di figli minori di 14 anni (informazioni in corso

Nel periodo tra il 16 ottobre e il 30 novembre il personale che rientra nelle categorie sotto riportate potrà fruire di ulteriori giornate di lavoro agile:

  • personale titolare di permesso L. 104/92 art. 3 comma 3 per sé stesso: ulteriori giornate da concordare con il proprio responsabile
  • personale con figli minori di 14 anni: ulteriori 5 giorni
  • personale che assiste famigliari titolari di permesso L.104/92 art. 3 comma 3: ulteriori 5 giornate.

Per gli ulteriori giorni spettanti al personale part time, consulta la Tabella riproporzionamento giornate in smart working per il periodo 16.10.2020 – 30.11.2020.

Tali giornate sono sempre da concordare con il responsabile di struttura e tenuto conto delle esigenze di servizio.

Non sarà necessario inviare comunicazione all’Ufficio Gestione Presenze ma semplicemente caricare il rendiconto sulla procedura Start Web.

Programmare e rendicontare 

Per programmare e rendicontare le attività svolte in modalità di lavoro agile, il personale deve:

  • concordare via e-mail, con il proprio responsabile, le attività settimanali da svolgere
  • caricare su Start Web il giustificativo n. 47 “smart working intera giornata” allegando il calendario delle attività concordate ed eseguite nel periodo indicato nel giustificativo.

Il responsabile può verificare la rendicontazione direttamente sulla procedura Start Web e, a seconda della congruità con quanto concordato, decidere di:

  • validarla
  • metterla in stato "da correggere"
  • non accoglierla.

Giustificativi e rendicontazioni

Se il periodo di smart working è alternato a periodi di assenza bisogna caricare giustificativi e rendicontazioni distinte per periodi di attività.

Ad esempio:

settimana dal 4 al 8 maggio:

  • 4 maggio ferie intera giornata: giustificativo 1
  • dal 5 al 7 maggio lavoro agile per intera giornata: giustificativo 47 con rendiconto allegato per tutte le giornate di lavoro effettuate
  • 8 maggio riposo intera giornata: giustificativo 4.

Questa modalità va seguita anche da chi inizia la sua attività in modalità di lavoro agile dopo un periodo di assenza che, se richiede per la prima volta l’accesso alla modalità agile di lavoro, dove anche compilare il modulo di autorizzazione.

Lavoro agile e in presenza nella medesima giornata

Nel caso in cui l’attività lavorativa sia svolta in parte in presenza e in parte in modalità agile, va utilizzato il giustificativo 48, Smart working orario.

Nelle giornate in cui si utilizza la modalità agile a ore non va caricata la rendicontazione ma compilato solo il campo note con le attività svolte:

Esempio:

settimana dal 4 all’8 maggio:

  • 4 maggio dalle ore 8 alle 12.30 regolare presenza in sede timbrata e dalle 12.30 alle 16 giustificativo n. 48 con campo note compilato
  • dal 5 al 7 maggio smart working intera giornata, giustificativo 47 con rendicontazione allegata
  • 8 maggio ferie, giustificativo 1.

L’attività in lavoro agile deve essere svolta per frazioni pari o superiori all’ora.

Riposi compensativi, straordinari, turni, permessi

Vista l’autonoma distribuzione dell’impegno orario sulla giornata non è necessario ricorrere a permessi orari nella giornata in cui si svolge l’attività interamente in smart working, se l’attività stessa viene portata a termine nell’arco dell’intera giornata e nel rispetto delle fasce di reperibilità concordate con il proprio responsabile.

Per effetto della distribuzione flessibile del tempo di lavoro, è escluso il ricorso a prestazioni eccedenti l’orario settimanale che diano luogo a riposi compensativi, prestazioni di lavoro straordinario, prestazioni di lavoro in turno notturno, festivo o feriale non lavorativo che determinino maggiorazioni retributive.

Richiesta flessibilità

Il personale che dovesse richiedere nel periodo dal 16 settembre al 31 dicembre il cambio di flessibilità nella fascia 08:00 – 10:00, in particolare 08:00/09:00, 08:30/09:30 e 09:00/10:00, dovrà far pervenire all’indirizzo mail timbrature@unimi.it la relativa comunicazione a firma del responsabile con l’indicazione del periodo per il quale si richiede il cambio flessibilità e le fasce richieste.

Debiti orari

Al fine di far fronte alle necessità di tutto il personale nell’attuale periodo di emergenza e in considerazione delle esigenze legate alla mobilità casa-lavoro, gli eventuali debiti orari cumulati fino al 31.12.2020 potranno essere recuperati entro il 31.01.2021.

Per ulteriori informazioni:

Modulistica

Modulo per rendicontazione lavoro agile

Informativa Salute e Sicurezza lavoro agile

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Mobilità Sostenibile

Agevolazioni

Per facilitare le nuove dinamiche di mobilità nel percorso casa – lavoro, si ricorda che l’Ateneo dispone di un pacchetto di convenzioni per sconti, per servizi di Bike Sharing e Scooter Sharing e per l’acquisto scontato di biciclette, anche a pedalata assistita e cargobike.

Ulteriori informazioni nella Sezione Mobilità sostenibile.

Mezzi pubblici area metropolitana

Tutte le informazioni e le istruzioni da rispettare per muoversi sui mezzi pubblici dell’area metropolitana di Milano sono disponibili sul portale di ATM .

Trenord

Trenord assicura il 100% dei posti: potenziate tutte le linee con maggior afflusso.

Per ulteriori informazioni, consulta i comunicati stampa di Trenord.

Comune di Milano: Area B, C e regole per la sosta sulle strisce gialle e blu

Area B: il Comune di Milano torna a sospendere la zona a traffico limitato "Area B" a decorrere da venerdì 23 ottobre.
Per ulteriori informazioni consulta l’informativa del Comune di Milano.

Area C: di nuovo attiva.

Sosta su strada: dal 15 ottobre sarà ripristinata la disciplina della sosta sia negli spazi gialli riservati ai residenti che negli spazi blu.

Per ulteriori informazioni consulta l’informativa sosta regolamentata non residenziale del Comune di Milano.

Disdetta Abbonamenti

Per interrompere un abbonamento in corso, compilare la modulistica reperibile nelle sezioni:

Rinuncia e termine del rapporto di lavoro - ATM – STIBM
Rinuncia e termine dell'abbonamento - TRENORD

 

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Congedo straordinario figli minori di 14 anni

Il genitore può svolgere la prestazione di lavoro in modalità agile per tutto o parte del periodo corrispondente alla durata della quarantena del figlio convivente, minore di anni quattordici, disposta dal Dipartimento di prevenzione della ASL territorialmente competente a seguito di contatto verificatosi all'interno del plesso scolastico, nonché' nell'ambito dello svolgimento di attività sportive di  base, attività  motoria  in  strutture  quali  palestre,  piscine,  centri sportivi, circoli sportivi, sia pubblici che privati.

È inoltre possibile svolgere la prestazione di lavoro agile se il contatto si è verificato all'interno di strutture regolarmente frequentate per seguire lezioni musicali e linguistiche.

Nel caso in cui la prestazione lavorativa non possa essere svolta in modalità agile e comunque in alternativa a tale ipotesi, uno dei genitori, alternativamente all'altro, può richiedere il congedo straordinario per tutto o parte del periodo corrispondente alla durata della quarantena del figlio, minore di anni quattordici, disposta dal Dipartimento di prevenzione della ASL territorialmente competente a seguito di contatto verificatosi nelle ipotesi sopra richiamate.

La richiesta di congedo straordinario potrà essere accolta se sono presenti tutte le seguenti condizioni (da attestare nell’apposito modulo):

  • l’altro genitore non è disoccupato
  • l’altro genitore non fruisce nelle medesime giornate del congedo
  • l’altro genitore non svolge attività in modalità agile
  • indicare l’Aziende/Ente presso la quale svolge attività lavorativa l’altro genitore.

Come richiedere la fruizione del congedo straordinario
Il dipendente deve richiedere il congedo straordinario inoltrando il modulo “Comunicazione per richiesta di congedo straordinario” scaricabile dal box documenti, alla Direzione Risorse Umane, Ufficio Gestione Presenze (permessi@unimi.it).

Modulistica

Modulistica congedo straordinario

Decreto legge 14 agosto 2020 n. 104

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Fruizione ferie e riposi

Sono accordate le seguenti proroghe in tema di ferie e di riposi:

  • le ore di riposo compensativo cumulate al termine dell'anno 2019, potranno essere fruite entro dicembre 2020
  • le ferie pregresse relative all'anno 2019 in scadenza a settembre 2020, saranno prorogate d'ufficio al 31.12.2020.

Per garantire la turnazione delle ferie dei dipendenti, per il periodo estivo, i responsabili dovranno predisporre il consueto piano ferie, assicurando ai dipendenti che ne fanno richiesta, il godimento di almeno due settimane continuative di ferie nel periodo 1 giugno - 30 settembre.

Ferie solidali

Sarà possibile, fino alla cessazione dello stato di emergenza, e comunque non oltre il 30 settembre 2020, cedere, in tutto o in parte, i propri riposi e giornate di ferie maturate fino al 31 dicembre 2019, ad altro dipendente, senza distinzione tra le diverse categorie di inquadramento o profili professionali.

Chi intende cedere i riposi e le ferie maturate al 31 dicembre 2019, dovrà inviare una mail a permessi@unimi.it, indicando il numero di  giornate di riposi e/o ferie residue che intende cedere.

Chi intende usufruire delle ferie solidali, dovrà aver precedentemente esaurito:

  • i giorni di ferie spettanti
  • le festività soppresse
  • i motivi personali
  • le ore di riposo compensativo.

Per beneficiare delle ferie solidali, inviare una mail all'indirizzo permessi@unimi.it indicando le giornate di ferie e/o di riposo che si intende richiedere e che non potranno comunque essere superiori a 30.

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Malattia

Il periodo trascorso in malattia dovuta al COVID-19, in quarantena con sorveglianza attiva o in permanenza domiciliare fiduciaria con sorveglianza attiva, viene equiparato alle malattie dovute a ricovero ospedaliero e non comporta alcuna decurtazione nei primi dieci giorni di assenza (ai sensi dell’art. 19 del D.L. 2.3.2020, n. 9 “Misure urgenti in materia di pubblico impiego”).

Il personale i cui famigliari conviventi dovessero trovarsi in quarantena, isolamento fiduciario ovvero in attesa dell’esito del tampone dovranno inviare una comunicazione all’indirizzo mail segnalazionemalattia@unimi.it, allegando dichiarazione del medico curante per poter fruire di ulteriori giorni di lavoro agile nel periodo della quarantena, isolamento fiduciario ovvero esito tampone.

Come certificare la malattia per COVID-19

Il medico curante redige il certificato di malattia con gli estremi del provvedimento che ha dato origine alla quarantena con sorveglianza attiva o alla permanenza domiciliare fiduciaria con sorveglianza attiva, di cui all’articolo 1, comma 2, lettere h) e i) del Decreto legge 23 febbraio 2020, n. 6.

Sono considerati validi i certificati di malattia trasmessi, prima dell’entrata in vigore della Decreto legge, anche in assenza del provvedimento di quarantena o permanenza domiciliare.

Qualora il lavoratore si trovi in malattia accertata da COVID-19, il certificato è redatto dal medico curante nelle consuete modalità telematiche, senza necessità di alcun provvedimento da parte dell’operatore di sanità pubblica.


Per ulteriori informazioni scrivere a segnalazionemalattia@unimi.it

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Chiusure in Caso di Covid-19 e modalità di gestione dei casi accertati

Nel caso in cui all’interno delle strutture dovessero verificarsi casi accertati di positività al Covid-19, la chiusura degli ambienti interessati dal contagio avverrà per il solo tempo occorrente alla sanificazione dei locali. Non si procederà a chiusure totali prolungate e ad interruzioni dei servizi.

La procedura per la gestione dei casi accertati di positività al Covid-19, per la segnalazione all’ATS di riferimento da parte dell’Ateneo, prevede la tracciabilità dei contatti stretti del soggetto risultato positivo al Covid-19, secondo il seguente iter:

  1. l’individuazione delle persone risultate positive
  2. il reperimento dei nominativi che hanno avuto “contatti stretti” con il soggetto risultato positivo

Per “contatto stretto”, s’intende:

  • una persona che vive nella stessa casa di un caso di COVID-19
  • una persona che ha avuto un contatto fisico diretto con un caso di COVID-19 (es. stretta di mano)
  • una persona che ha avuto un contatto diretto non protetto con le secrezioni di un caso di COVID19 (es. toccare a mani nude fazzoletti di carta usati)
  • una persona che ha avuto un contatto diretto (faccia a faccia) con un caso di COVID- 19, a distanza minore di 2 metri e di durata maggiore di 15 minuti (senza mascherina)
  • una persona che si è trovata in un ambiente chiuso (es. aula, sala riunioni, sala d’attesa, veicolo) con un caso di COVID-19 per almeno 15 minuti a distanza minore di 2 metri (senza mascherina).

La ricerca deve essere svolta solo ed esclusivamente nei confronti del personale che ha eventualmente avuto contatti stretti con il soggetto positivo.

Le informazioni di cui sopra devono essere trasmesse, attraverso l’apposito modulo dal responsabile di struttura al Referente Covid d’Ateneo, Ing. Giovannino Messina: giovannino.messina@unimi.it o sportello.salutesicurezza@unimi.it

Una volta ricevuto il file, il referente Covid d’Ateneo provvederà ad inoltrare all’ATS quanto pervenuto.

I locali in cui il soggetto positivo ha soggiornato, saranno soggetti a sanificazione. Se non già avvenuta, dovrà essere richiesta dalla struttura interessata alla Direzione Servizi Patrimoniali e Assicurativi, nella persona del Dott. Giorgio Perego:  servizio.pulizie@unimi.it o sportello.immobili.patrimonio@unimi.it

 

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Attività formative facoltative del personale

Chi sta frequentando anche uno solo dei corsi facoltativi proposti per questo periodo di emergenza dall'Ufficio Formazione, deve presentare, in aggiunta al modulo di rendicontazione per il lavoro agile, anche il modulo per la relazione settimanale delle attività formative svolte da remoto. 

Il modulo non prevede necessariamente la firma e va presentato al proprio responsabile e per conoscenza a formazione@unimi.it

Tutti i dettagli sulle pagine dedicate alla formazione.

Modulo formazione

Modulo attività formativa lavoro agile

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