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Il sistema di rilevazione delle timbrature Accesso alla procedura e guida all'uso

Gestione presenze e giustificativi (StartWeb)

Il dipendente riceve, nei giorni successivi all’assunzione, una comunicazione con le credenziali di Ateneo per accedere alla procedura di gestione delle proprie presenze e dei propri giustificativi.

StartWeb consente ai dipendenti di:

  • verificare le proprie timbrature dal menù "Cartellino"
  • caricare eventuali giustificativi, omissioni di timbratura e richieste di pagamento di ore di straordinario dal menù "Le mie Richieste"
  • verificare il riepilogo dei permessi spettanti dal menù "Riepiloghi"
  • controllare eventuali anomalie da sanare dal menù "Anomalie Sospese"
  • verificare il numero di ticket maturati nei singoli mesi dal menù "Cartellino".

Per segnalazioni relative ad anomalie nelle informazioni visualizzate nella procedura, contattare l'Ufficio Gestione Presenze della Direzione Trattamenti Economici e Lavoro Autonomo.

Per problemi tecnici e malfunzionamenti, aprire un ticket all'Helpdesk Direzione Sistemi Informativi d'Ateneo (sezione "Presenze").

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Gestione anomalie

I dipendenti possono verificare sul menù "Cartellino" della procedura di gestione presenze e giustificativi, le anomalie presenti sulle singole giornate del mese in corso.

Tali anomalie, contrassegnate con il simbolo   , devono essere sanate tempestivamente o comunque entro e non oltre il giorno 3 del mese successivo a quello in corso. Oltre tale data, si dovrà giustificare con gli appositi moduli cartacei.

Dopo il 10 di ogni mese, consultando il menù "Anomalie Sospese", i dipendenti potranno verificare le anomalie non sanate del mese precedente sulle giornate contrassegnate con i simboli .

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Giustificativi di servizio

Sono considerati giustificativi di servizio tutti i permessi che equivalgono ad effettivo servizio prestato:

  • n. 20 missione oraria
  • n. 35 commissioni
  • n. 36 collaborazione altri Enti
  • n. 37 collaborazione presso altre strutture universitarie orario
  • n. 38 corso di aggiornamento orario
  • n. 23 visita medico competente
  • n. 41 consigliera di fiducia.

Per tali permessi il dipendente deve timbrare l’uscita dalla sua struttura e timbrare l’entrata al suo rientro, giustificando sulla procedura di gestione presenze e giustificativi con uno dei permessi sopra indicati.

In caso di attività di servizio svolta per l’intera giornata presso strutture non dotate di terminali per la rilevazione delle presenze della rete d’Ateneo, è sempre necessario caricare on line il giustificativo:

  • n. 37a Collaborazione intera giornata presso altre strutture
  • n. 39 Corso di aggiornamento intera giornata.
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Partecipazione a corsi di formazione

In caso di partecipazione ai corsi di aggiornamento intera giornata:

i dipendenti con orario di lavoro a tempo pieno potranno scegliere una delle seguenti modalità al fine della corretta rilevazione della presenza:

  • effettuare le quattro timbrature anche presso sedi diverse dalla propria con riconoscimento di tutte le ore effettuate
  • caricare il giustificativo n. 39corso di aggiornamento intera giornata”, senza effettuare le timbrature. Tale giustificativo coprirà il valore della propria giornata lavorativa senza il riconoscimento di ore ulteriori

i dipendenti con orario di lavoro part-time:

  • Part-time orizzontale: oltre ad effettuare le quattro timbrature, dovranno caricare il giustificativo n. 00 – Part-time prolunga orario” per il corretto riconoscimento delle ore
     
  • Part-time verticale: qualora volessero effettuare il cambio di giornata in occasione della partecipazione al corso, dovranno caricare il giustificativo “00a – Part time cambio giornata”, indicando nelle note il giorno da sostituire. Qualora si scelga di non effettuare il cambio giornata sarà necessario caricare il giustificativo n.00 – Part time prolunga orario” per il riconoscimento delle ore svolte nella giornata.

I dipendenti con orario di lavoro part time non dovranno utilizzare il giustificativo corso intera giornata se la durata del corso è superiore al valore del proprio orario di servizio, altrimenti non saranno riconosciute le ore svolte in più, diversamente, potranno utilizzare il giustificativo corso intera giornata.

Corso di mezza giornata al mattino/pomeriggio presso la propria sede

il dipendente prenderà servizio presso la propria sede e si recherà nell’aula dedicata alla formazione, timbrando regolarmente (quattro timbrature).

Corso di mezza giornata al mattino presso sede differente dalla propria 

  • corso che inizia dopo la propria flessibilità di ingresso: timbrare l’entrata in servizio presso la propria sede, timbrare l’uscita e recarsi nella sede presso la quale si terrà il corso.  Arrivati nella sede del corso non sarà necessario timbrare l’entrata perché farà fede il foglio firma della presenza al corso; al termine del corso rientrare nella propria sede e timbrare l’entrata (se ancora si dovesse fare la pausa, si potrà fare la pausa e poi rientrare in servizio, la pausa sarà decurtata dal giustificativo). Il tempo intercorso tra la timbratura di uscita dalla propria sede e quella di entrata nella propria sede dovrà essere giustificato online con il giustificativo “n. 38 corso di aggiornamento orario”
     
  • corso che inizia nella propria flessibilità: se possibile recarsi direttamente alla sede del corso, non sarà necessario timbrare l’entrata perché farà fede il foglio firma della presenza al corso. Al termine del corso rientrare nella propria sede e timbrare l’entrata (se ancora si dovesse fare la pausa, si potrà fare la pausa e poi rientrare in servizio, la pausa sarà decurtata dal giustificativo). Carica online il giustificativon. 38 corso di aggiornamento orario”, dall’orario di inizio corso fino alla timbratura in entrata nella propria sede.

Corso di mezza giornata al pomeriggio presso sede differente dalla propria:

timbrare l’uscita dalla propria sede, dopo aver correttamente effettuato la pausa o timbrare l’uscita per andare in pausa e poi recarsi direttamente presso la sede del corso (in questo caso la pausa sarà decurtata dal giustificativo). Al termine del corso non sarà necessario timbrare l’uscita dalla sede, ma si caricherà online il giustificativon. 38 corso di aggiornamento orario” per il periodo del corso a partire dall’uscita dalla propria sede. Se, invece, dovesse esserci la necessità di rientrare presso la propria sede, si timbrerà l’entrata una volta arrivati nella propria sede. Il tempo intercorso tra la timbratura di uscita dalla propria sede e quella di entrata nella propria sede dovrà essere giustificato online con il giustificativon. 38 corso di aggiornamento orario”.

Ai dipendenti part-time orizzontali saranno riconosciute le ore in più per la partecipazione al corso, previa caricamento del giustificativo n.“00 – Part time prolunga orario”.

La semplice firma al corso è necessaria, ma non sufficiente per la corretta chiusura della giornata.

Ulteriori informazioni, possono essere reperite nella Circolare "Indicazioni applicative sulla corretta gestione delle timbrature in caso di corsi di aggiornamento".

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Giustificativi con allegato

Nel caso dei giustificativi sotto indicati con allegato obbligatorio:

  • n. 06a 150 ore permesso orario (definitivo)
  • n. 07a 150 ore permesso intera giornata (definitivo)
  • n. 15a visita terapia-pre. Spec oraria (definitivo)
  • n. 15c visita terapia-p. Spec. Giornata (definitivo)
  • n. 16b concorso/esame (definitivo)
  • n. 17 permesso per lutto
  • n. 18b permesso per matrimonio (definitivo)
  • n. 21 permesso donazione midollo
  • n. 22 permesso donazione sangue
  • n. 23 visita medico competente
  • n. 41 consigliera di fiducia
  • n. 42 esami prenatali per gravidanza.

il dipendente dovrà inserire il proprio Cognome e Nome nel capo “NOME” prima di cliccare “CARICA”, in questo modo l’allegato sarà rinominato automaticamente con il cognome e nome indicato nel campo sopra citato.

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Regole generali per un corretto caricamento dei permessi/omissioni di timbratura

  • La timbratura è arrotondata ai 5 minuti, es. 08:03 è arrotondato a 08:05.
     
  • In virtù di quanto sopra riportato, il dipendente dovrà caricare i giustificativi on line con gli orari arrotondati per una corretta elaborazione della giornata, (es 08.02 inserire 08.00 – 08.03 inserire 08.05).
     
  • I giustificativi e le omissioni di timbratura richiesti nella fascia oraria compresa tra le 7.00 e le 10.30, devono essere così caricati: omissione dalle 8 dovrà essere inserita digitando 08:00.
     
  • E’ obbligatorio indicare, nei casi di giustificativi orari, l’ora di inizio e l’ora di fine.
     
  • In caso di permesso (di servizio o assenza) che prevede un viaggio, è necessario ricomprendere nella richiesta anche la durata del viaggio (es visita medica dalle 11 alle 12 con uscita dal servizio alle ore 10 e rientro alle ore 12.30, giustificare dalle 10 alle 12.30).
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Conto ore individuale

Il conto ore individuale è incrementato giornalmente sulla base delle ore svolte in più o in meno, rispetto all’orario ordinario di lavoro.

Concorrono al conteggio del conto ore individuali le sole giornate per le quali è stata fatta l’elaborazione giornaliera.

È possibile verificare il conto ore individuale dal menù “Riepiloghi” – “Voci”, come nell’immagine sotto riportata.

La voce “NEGATIVO MESE CORRENTE”, indica il saldo negativo attivo.

La voce “POSITIVO ANNO CORRENTE”, indica il saldo positivo attivo che ricomprende la somma dei saldi positivi di tutti i mesi precedenti.

Cartellino

Le giornate che presentano un’anomalia non sono conteggiate nelle voci “NEGATIVO MESE CORRENTE” o “POSITIVO ANNO CORRENTE” fino a che l’anomalia non viene sanata.

Riepilogo voci

Nel dettaglio delle voci è possibile verificare il saldo di ogni singolo mese.

I saldi di ogni singolo mese potranno subire modifiche nel momento in cui il dipendete dovesse richiedere in pagamento le ore straordinarie svolte e autorizzate.

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Riposo compensativo - scadenza utilizzo ore accumulate

Le ore di riposo compensativo accumulate al termine di ogni anno, vanno esaurite entro il 31 marzo dell'anno successivo alla maturazione.

 

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Terminali - segnalazione guasti

I Terminali di Rivelazione Presenze (TRP) da utilizzare per la registrazione delle timbrature, sono fisicamente dislocati su tutto il territorio dell'Ateneo e permettono al personale interessato di registrare la propria presenza nell’ambito dell’orario di lavoro.

Per segnalare un eventuale guasto o malfunzionamento dei terminali, è  stato predisposto nel sistema di Ticketing del nostro Ateneo la possibilità di "Segnalazione di guasto terminale di rilevazione presenze (TRP)".

Tale tipologia di segnalazione (apertura ticket) avviene tramite posta elettronica inviando una mail a:

guasti.trp@unimi.it

La mail deve essere inviata da parte di personale Universitario strutturato (prevalentemente da account @unimi.it)

Nella mail di segnalazione si chiede di indicare:

  • luogo dove è installato/posizionato il Terminale di Rilevazione Presenze (TRP) guasto
  • descrizione grossolana del tipo di guasto (se risulta acceso, spento, se emette segnali luminosi o acustici, etc…)
  • nome e Cognome di un referente per un eventuale contatto
  • indirizzo mail del Referente
  • numero di telefono del Referente
  • responsabile dell’Unità Organizzativa (Direzione, Dipartimento, etc…).

 

 

 

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