Il sistema di rilevazione delle timbrature

Badge

  • All’atto dell’assunzione l’Ufficio Gestione Presenze, consegna al dipendente un modulo da presentare all’Ufficio Acquisti, Settore Contratti della Direzione Legale e Centrale Acquisti, che predispone i dati utili per il rilascio, nei giorni successivi, del tesserino (badge). In attesa del badge il dipendente deve compilare il modulo cartaceo (modello C in dotazione alla struttura di afferenza) con l’indicazione delle omissioni di timbratura, vistato dal proprio Responsabile.
  • Il tesserino costituisce il documento identificativo con cui si ha accesso al posto di lavoro e ai servizi forniti dall’Ateneo. Il titolare deve esibirlo in modo evidente, e non può essere utilizzato da nessun altro, pena l’applicazione di sanzioni previste dal codice penale nei casi di sostituzione di persona (Art 494 del Codice Penale).
  • Il dipendente è tenuto ad effettuare le regolari timbrature previste dal proprio orario di servizio.

Smarrimento o furto

Lo smarrimento o il furto del badge deve essere segnalato all’Ufficio Acquisti, Settore Contratti della Direzione Legale e Centrale Acquisti, che provvede al rilascio di una nuova tessera.

 

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Gestione presenze e giustificativi (Start Web)

Il dipendente riceve, nei giorni successivi all’assunzione, una comunicazione con le credenziali di Ateneo.

Con le credenziali si accede alla procedura di gestione presenze e giustificativi (applicativo Start Web) .

La procedura consente ai dipendenti di:

  • verificare le proprie timbrature dal menù "Cartellino";
  • caricare eventuali giustificativi, omissioni di timbratura e richieste di pagamento di ore di straordinario dal menù "Le mie Richieste";
  • verificare il riepilogo dei permessi spettanti dal menù "Riepiloghi";
  • controllare eventuali anomalie da sanare dal menù "Anomalie Sospese";
  • verificare il numero di ticket maturati nei singoli mesi dal menù "Cartellino".

Per segnalazioni relative ad anomalie nelle informazioni visualizzate nella procedura, contattare l'Ufficio Gestione Presenze della Direzione Risorse Umane.

Per problemi tecnici e malfunzionamenti, aprire un ticket all'Helpdesk Direzione Sistemi Informativi d'Ateneo (coda "Presenze").

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Gestione anomalie

I dipendenti possono verificare sul menù "Cartellino" della procedura di gestione presenze e giustificativi, le anomalie presenti sulle singole giornate del mese in corso.

Tali anomalie, contrassegnate con il simbolo   , devono essere sanate tempestivamente o comunque entro e non oltre il giorno 3 del mese successivo a quello in corso. Oltre tale data, si dovrà giustificare con gli appositi moduli cartacei.

Dopo il 10 di ogni mese, consultando il menù "Anomalie Sospese", i dipendenti potranno verificare le anomalie non sanate del mese precedente sulle giornate contrassegnate con i simboli .

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Gestione flessibilità

La fascia di flessibilità, prevista dal contratto decentrato del 28 ottobre 1998, ha una durata pari all’ora.
 

Entrata e Uscita: entrate successive alla propria fascia di flessibilità e uscite anticipate, devono essere giustificate con apposito permesso sulla procedura di gestione presenze e giustificativi.

Pausa:

  • Orario tempo pieno con pausa di 45 minuti flessibilità dalle 11:45 alle 14:45 (ultima uscita ore 14:00);
  • Orario tempo pieno con pausa di 30 minuti flessibilità dalle 11:45 alle 14:30 (ultima uscita ore 14:00);
  • Orario part time con pausa di 45 minuti flessibilità dalle 11:45 alle 13:45 (ultima uscita ore 13:00);
  • Orario part time con pausa di 30 minuti flessibilità dalle 11:45 alle 13:30 (ultima uscita ore 13:00).

In tutti i casi sopra indicati, se la durata della pausa non si prolunga oltre le fasce orarie previste in base al proprio orario di lavoro, il dipendente non è tenuto a caricare alcun permesso.

Per uscite di servizio effettuate nelle fasce sopra indicate, il dipendente dovrà giustificare l’entrata e l’uscita con apposito permesso.

Nel caso in cui il dipendente non dovesse effettuare le timbrature previste per la pausa o non dovesse giustificare con omissione di timbratura, la durata della pausa stessa sarà pari al massimo previsto di 2 ore.

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Giustificativi di servizio

Sono considerati giustificativi di servizio tutti i permessi che equivalgono ad effettivo servizio prestato:

  • n. 20 Missione oraria;
  • n. 35 Commissioni;
  • n. 36 Collaborazione altri Enti;
  • n. 37 Collaborazione presso altre strutture universitarie orario;
  • n. 38 Corso di aggiornamento orario;
  • n. 23 visita medico competente;
  • n. 41 consigliera di fiducia.

Per tali permessi il dipendente deve timbrare l’uscita dalla sua struttura e timbrare l’entrata al suo rientro, giustificando sulla procedura di gestione presenze e giustificativi con uno dei permessi sopra indicati.

In caso di attività di servizio svolta per l’intera giornata presso strutture non dotate di terminali per la rilevazione delle presenze della rete d’Ateneo, è sempre necessario caricare on line il giustificativo:

  • n. 37a Collaborazione intera giornata presso altre strutture;
  • n. 39 Corso di aggiornamento intera giornata.
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Partecipazione a corsi di formazione

In caso di partecipazione ai corsi di aggiornamento intera giornata:

i dipendenti con orario di lavoro a tempo pieno potranno scegliere una delle seguenti modalità al fine della corretta rilevazione della presenza:

  • effettuare le quattro timbrature anche presso sedi diverse dalla propria con riconoscimento di tutte le ore effettuate;
  • caricare il giustificativo n. 39corso di aggiornamento intera giornata”, senza effettuare le timbrature. Tale giustificativo coprirà il valore della propria giornata lavorativa senza il riconoscimento di ore ulteriori;

i dipendenti con orario di lavoro part-time:

  • Part-time orizzontale: oltre ad effettuare le quattro timbrature, dovranno caricare il giustificativo n. 00 – Part-time prolunga orario” per il corretto riconoscimento delle ore;
     
  • Part-time verticale: qualora volessero effettuare il cambio di giornata in occasione della partecipazione al corso, dovranno caricare il giustificativo “00a – Part time cambio giornata”, indicando nelle note il giorno da sostituire. Qualora si scelga di non effettuare il cambio giornata sarà necessario caricare il giustificativo n.00 – Part time prolunga orario” per il riconoscimento delle ore svolte nella giornata.

I dipendenti con orario di lavoro part time non dovranno utilizzare il giustificativo corso intera giornata se la durata del corso è superiore al valore del proprio orario di servizio, altrimenti non saranno riconosciute le ore svolte in più, diversamente, potranno utilizzare il giustificativo corso intera giornata.

Corso di mezza giornata al mattino/pomeriggio presso la propria sede

il dipendente prenderà servizio presso la propria sede e si recherà nell’aula dedicata alla formazione, timbrando regolarmente (quattro timbrature).

Corso di mezza giornata al mattino presso sede differente dalla propria 

  • corso che inizia dopo la propria flessibilità di ingresso: timbrare l’entrata in servizio presso la propria sede, timbrare l’uscita e recarsi nella sede presso la quale si terrà il corso.  Arrivati nella sede del corso non sarà necessario timbrare l’entrata perché farà fede il foglio firma della presenza al corso; al termine del corso rientrare nella propria sede e timbrare l’entrata (se ancora si dovesse fare la pausa, si potrà fare la pausa e poi rientrare in servizio, la pausa sarà decurtata dal giustificativo). Il tempo intercorso tra la timbratura di uscita dalla propria sede e quella di entrata nella propria sede dovrà essere giustificato online con il giustificativo “n. 38 corso di aggiornamento orario”;
     
  • corso che inizia nella propria flessibilità: se possibile recarsi direttamente alla sede del corso, non sarà necessario timbrare l’entrata perché farà fede il foglio firma della presenza al corso. Al termine del corso rientrare nella propria sede e timbrare l’entrata (se ancora si dovesse fare la pausa, si potrà fare la pausa e poi rientrare in servizio, la pausa sarà decurtata dal giustificativo). Carica online il giustificativon. 38 corso di aggiornamento orario”, dall’orario di inizio corso fino alla timbratura in entrata nella propria sede.

Corso di mezza giornata al pomeriggio presso sede differente dalla propria:

timbrare l’uscita dalla propria sede, dopo aver correttamente effettuato la pausa o timbrare l’uscita per andare in pausa e poi recarsi direttamente presso la sede del corso (in questo caso la pausa sarà decurtata dal giustificativo). Al termine del corso non sarà necessario timbrare l’uscita dalla sede, ma si caricherà online il giustificativon. 38 corso di aggiornamento orario” per il periodo del corso a partire dall’uscita dalla propria sede. Se, invece, dovesse esserci la necessità di rientrare presso la propria sede, si timbrerà l’entrata una volta arrivati nella propria sede. Il tempo intercorso tra la timbratura di uscita dalla propria sede e quella di entrata nella propria sede dovrà essere giustificato online con il giustificativon. 38 corso di aggiornamento orario”.

Ai dipendenti part-time orizzontali saranno riconosciute le ore in più per la partecipazione al corso, previa caricamento del giustificativo n.“00 – Part time prolunga orario”.

La semplice firma al corso è necessaria, ma non sufficiente per la corretta chiusura della giornata.

Ulteriori informazioni, possono essere reperite nella Circolare "Indicazioni applicative sulla corretta gestione delle timbrature in caso di corsi di aggiornamento".

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Giustificativi con allegato

Nel caso dei giustificativi sotto indicati con allegato obbligatorio:

  • n. 06a 150 ore permesso orario (definitivo);
  • n. 07a 150 ore permesso intera giornata (definitivo);
  • n. 15a visita terapia-pre. Spec oraria (definitivo);
  • n. 15c visita terapia-p. Spec. Giornata (definitivo);
  • n. 16b concorso/esame (definitivo);
  • n. 17 permesso per lutto;
  • n. 18b permesso per matrimonio (definitivo);
  • n. 21 permesso donazione midollo;
  • n. 22 permesso donazione sangue;
  • n. 23 visita medico competente;
  • n. 41 consigliera di fiducia;
  • n. 42 esami prenatali per gravidanza;

il dipendente dovrà inserire il proprio Cognome e Nome nel capo “NOME” prima di cliccare “CARICA”, in questo modo l’allegato sarà rinominato automaticamente con il cognome e nome indicato nel campo sopra citato.

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Regole generali per un corretto caricamento dei permessi/omissioni di timbratura

  • La timbratura è arrotondata ai 5 minuti, es. 08:03 è arrotondato a 08:05.
     
  • In virtù di quanto sopra riportato, il dipendente dovrà caricare i giustificativi on line con gli orari arrotondati per una corretta elaborazione della giornata, (es 08.02 inserire 08.00 – 08.03 inserire 08.05).
     
  • I giustificativi e le omissioni di timbratura richiesti nella fascia orario compresa tra le 7.00 e le 9.59, devono essere così caricati: omissione dalle 8 dovrà essere inserita digitando 08:00.
     
  • E’ obbligatorio indicare, nei casi di giustificativi orari, l’ora di inizio e l’ora di fine.
     
  • In caso di permesso (di servizio o assenza) che prevede un viaggio, è necessario ricomprendere nella richiesta anche la durata del viaggio (es visita medica dalle 11 alle 12 con uscita dal servizio alle ore 10 e rientro alle ore 12.30, giustificare dalle 10 alle 12.30).
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Riposo compensativo - scadenza utilizzo ore accumulate

Le ore di riposo compensativo accumulate al termine di ogni anno, vanno esaurite entro il 30 aprile dell'anno successivo alla maturazione.

Per poter verificare il saldo al 31.12.2018, da esaurire entro il mese di aprile, seguire il seguente schema:

Riepilogo A:

Riepilogo A

Riepilogo B:

Riepilogo B

La voce “saldo ore mese precedente” indica sempre il saldo del mese precedente a quello selezionato:

Riepilogo A: saldo di dicembre su gennaio (8:40 ore); la voce “negativo accumulato nel mese” indica sempre il totale delle ore negative del singolo mese, in questo caso il negativo di gennaio (-6.20).

Riepilogo B: saldo di gennaio su febbraio (7.45); la voce “negativo accumulato nel mese” indica sempre il totale delle ore negative del singolo mese, il negativo di febbraio (-2.25).

Pertanto per poter conteggiare il residuo ore del mese di dicembre da esaurire entro il mese di aprile, bisognerà decurtare dal saldo di dicembre, in questo caso 8:40 ore, la somma dei negativi accumulati nei singoli mesi, da gennaio ad aprile, ex: 8:40 - 6:20 = 2:20 ; 2:20 - 2,25 = saldo esaurito.

Tale conteggio dovrà essere effettuato fino al mese di aprile qualora il saldo di dicembre non sia stato esaurito nei mesi precedenti. La voce “Negativo accumulato nel mese” sarà disponibile a chiusura di ogni singolo mese; per poter verificare il negativo del mese non ancora chiuso si potrà conteggiare dal menù “Cartellino” – “Vista di dettaglio” per ogni singola giornata il negativo evidenziato in rosso nella colonna saldo.

Il riepilogo può essere visualizzato anche alla voce "Riepilogo voci":

Riepilogo voci

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Terminali - segnalazione guasti

I Terminali di Rivelazione Presenze (TRP) da utilizzare per la registrazione delle timbrature, sono fisicamente dislocati su tutto il territorio dell'Ateneo e permettono al personale interessato di registrare la propria presenza nell’ambito dell’orario di lavoro.

Per segnalare un eventuale guasto o malfunzionamento dei terminali, è  stato predisposto nel sistema di Ticketing del nostro Ateneo la possibilità di "Segnalazione di guasto terminale di rilevazione presenze (TRP)".

Tale tipologia di segnalazione (apertura ticket) avviene tramite posta elettronica inviando una mail a:

guasti.trp@unimi.it

La mail deve essere inviata da parte di personale Universitario strutturato (prevalentemente da account @unimi.it)

Nella mail di segnalazione si chiede di indicare:

  • luogo dove è installato/posizionato il Terminale di Rilevazione Presenze (TRP) guasto;
  • descrizione grossolana del tipo di guasto (se risulta acceso, spento, se emette segnali luminosi o acustici, etc…);
  • nome e Cognome di un referente per un eventuale contatto;
  • indirizzo mail del Referente;
  • numero di telefono del Referente;
  • responsabile dell’Unità Organizzativa (Direzione, Dipartimento, etc…).

 

 

 

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