Il sistema di rilevazione delle timbrature Accesso alla procedura e guida all'uso

Presenze e giustificativi (StartWeb)

Il dipendente riceve, nei giorni successivi all’assunzione, una comunicazione con le credenziali di Ateneo per accedere alla procedura di gestione delle proprie presenze e dei propri giustificativi.

StartWeb consente ai dipendenti di:

• verificare le proprie timbrature dal menù "Cartellino"
• caricare eventuali giustificativi, omissioni di timbratura e richieste di pagamento di ore di straordinario dal menù "Le mie Richieste"
• verificare il riepilogo dei permessi spettanti dal menù "Riepiloghi"
• verificare il numero di ticket maturati nei singoli mesi dal menù "Cartellino".

Per segnalazioni relative ad anomalie nelle informazioni visualizzate nella procedura, contattare l'Ufficio Gestione Presenze della Direzione Trattamenti Economici e Lavoro Autonomo.

Per problemi tecnici e malfunzionamenti, aprire un ticket all'Helpdesk Direzione Sistemi Informativi d'Ateneo (sezione "Presenze").

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Caricamento corretto di permessi/omissioni di timbratura

• La timbratura è arrotondata ai 5 minuti, es. 08:03 è arrotondato a 08:05.
   
• In virtù di quanto sopra riportato, il dipendente dovrà caricare i giustificativi on line con gli orari arrotondati per una corretta elaborazione della giornata, (es 08.02 inserire 08.00 – 08.03 inserire 08.05).
   
• I giustificativi e le omissioni di timbratura richiesti nella fascia oraria compresa tra le 7.00 e le 10.30, devono essere così caricati: omissione dalle 8 dovrà essere inserita digitando 08:00.
   
• E’ obbligatorio indicare, nei casi di giustificativi orari, l’ora di inizio e l’ora di fine.
   
• In caso di permesso (di servizio o assenza) che prevede un viaggio, è necessario ricomprendere nella richiesta anche la durata del viaggio (es visita medica dalle 11 alle 12 con uscita dal servizio alle ore 10 e rientro alle ore 12.30, giustificare dalle 10 alle 12.30).

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Omissioni di timbratura

La timbratura della presenza costituisce un obbligo di servizio. Reiterate omissioni di timbratura legate a dimenticanze comportano una necessaria verifica dell’Amministrazione e l’adozione degli opportuni provvedimenti.

Le omissioni di timbratura derivanti da cause oggettive non imputabili ai/alle dipendenti, quali:

• furto (debitamente documentato dall’autorità competente) o smarrimento del badge
• rottura del badge
• mancato funzionamento delle timbratrici,

non comportano rilievo da parte dell’Amministrazione, ferma restando la richiesta del nuovo badge. Per ulteriori informazioni consultare la pagina Carta La Statale.

È fatto obbligo al/alla dipendente, qualora dovesse trovarsi nelle condizioni di non poter effettuare le regolari timbrature per ragioni di servizio o altre motivate ragioni, di caricare sulla procedura di gestione delle presenze le omissioni di timbratura avendo cura di compilare dettagliatamente le note indicando le circostanze specifiche che hanno determinato la mancata timbratura.

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Giustificativi di servizio

Sono considerati giustificativi di servizio tutti i permessi che equivalgono ad effettivo servizio prestato:

• n. 20 missione oraria
• n. 35 commissioni
• n. 36 collaborazione altri Enti
• n. 37 collaborazione presso altre strutture universitarie orario
• n. 38 corso di aggiornamento orario
• n. 23 visita medico competente
• n. 41 consigliera di fiducia.

Per tali permessi il dipendente deve timbrare l’uscita dalla sua struttura e timbrare l’entrata al suo rientro, giustificando sulla procedura di gestione presenze e giustificativi con uno dei permessi sopra indicati.

In caso di attività di servizio svolta per l’intera giornata presso strutture non dotate di terminali per la rilevazione delle presenze della rete d’Ateneo, è sempre necessario caricare on line il giustificativo:

• n. 37a Collaborazione intera giornata presso altre strutture
• n. 39 Corso di aggiornamento intera giornata.

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Giustificativi con allegato

Nel caso dei giustificativi sotto indicati con allegato obbligatorio:

• n. 06a 150 ore permesso orario (definitivo)
• n. 07a 150 ore permesso intera giornata (definitivo)
• n. 15a visita terapia-pre. Spec oraria (definitivo)
• n. 15c visita terapia-p. Spec. Giornata (definitivo)
• n. 16b concorso/esame (definitivo)
• n. 17 permesso per lutto
• n. 18b permesso per matrimonio (definitivo)
• n. 21 permesso donazione midollo
• n. 22 permesso donazione sangue
• n. 23 visita medico competente
• n. 41 consigliera di fiducia
• n. 42 esami prenatali per gravidanza.

il dipendente dovrà inserire il proprio Cognome e Nome nel capo “NOME” prima di cliccare “CARICA”, in questo modo l’allegato sarà rinominato automaticamente con il cognome e nome indicato nel campo sopra citato.

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Partecipazione a corsi di formazione

In caso di partecipazione ai corsi di aggiornamento intera giornata:

• la partecipazione ai corsi di formazione in presenza presso le strutture universitarie comporta sempre l’obbligo di effettuare le regolari timbrature.

Per i dipendenti part time:

• se l’attività di formazione si protrae per un periodo pari o superiore alle sei ore, anche i dipendenti con orario di lavoro part time dovranno effettuare la pausa regolarmente timbrata
• per il riconoscimento delle ore svolte per la partecipazione al corso, quando la durata eccede il proprio orario giornaliero, sarà necessario far pervenire preventiva comunicazione a firma del proprio responsabile.

Personale con rapporto di lavoro part-time verticale: è possibile effettuare il cambio di giornata in occasione della partecipazione al corso, in questo caso utilizzare il giustificativo “00a – Part time cambio giornata”, indicando nelle note il giorno da sostituire. Nel caso in cui invece si scelga di non effettuare il cambio giornata per partecipare in un giorno per il quale non è normalmente prevista la presenza, sarà necessario far pervenire preventiva comunicazione a firma del proprio responsabile.

Il giustificativo  “n. 39 corso di aggiornamento intera giornata" deve essere utilizzato solo nel caso in cui il corso sia effettuato presso una sede diversa da quella universitaria e non sia pertanto possibile effettuare regolari timbrature.

I dipendenti con orario di lavoro part time non dovranno utilizzare il giustificativo corso intera giornata se la durata del corso è superiore al valore del proprio orario di servizio, altrimenti non saranno riconosciute le ore svolte in più, diversamente, potranno utilizzare il giustificativo corso intera giornata, sempre che si tratti di un corso svolto presso struttura differente da quella universitaria.

Corso di mezza giornata al mattino/pomeriggio presso la propria sede:

il dipendente prenderà servizio presso la propria sede e si recherà nell’aula dedicata alla formazione, timbrando regolarmente (quattro timbrature).

Corso di mezza giornata al mattino presso sede differente dalla propria: 

• se possibile recarsi direttamente alla sede del corso e timbrare regolarmente l’ingresso in servizio
• al termine del corso, timbrare l’uscita dalla sede del corso e rientrare nella propria sede timbrando l’entrata (se ancora si dovesse fare la pausa, si potrà fare la pausa e poi rientrare in servizio, la pausa sarà decurtata dal giustificativo)
• caricare online il giustificativo “n. 38 corso di aggiornamento orario”, dall’orario di uscita dalla sede diversa dalla propria fino alla timbratura in entrata nella propria sede.

Corso di mezza giornata al pomeriggio presso sede differente dalla propria:

• timbrare l’uscita dalla propria sede, dopo aver correttamente effettuato la pausa o timbrare l’uscita per andare in pausa e poi recarsi direttamente presso la sede del corso (in questo caso la pausa sarà decurtata dal giustificativo)
• timbrare l’ingresso presso la sede del corso, al termine del corso timbrare l’uscita per terminare il servizio, se invece, dovesse esserci la necessità di rientrare presso la propria sede, si timbrerà l’entrata una volta arrivati nella propria sede. Il tempo intercorso tra la timbratura di uscita da sede differente dalla propria e quella di entrata nella propria sede dovrà essere giustificato online con il giustificativo “n. 38 corso di aggiornamento orario”.

Ai dipendenti part-time orizzontali saranno riconosciute le ore in più per la partecipazione al corso, previa richiesta inviata dal proprio responsabile.

La semplice firma apposta al registro del corso è necessaria, ma non sufficiente per la corretta chiusura della giornata.

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Anomalie

I dipendenti possono verificare sul menù "Cartellino" della procedura di gestione presenze e giustificativi, le anomalie presenti sulle singole giornate.

Tali anomalie, contrassegnate con il simbolo   , devono essere sanate tempestivamente o comunque entro e non oltre il giorno 3 del mese successivo a quello in corso.

La mancata giustificazione delle giornate in anomalia non consente:

• il corretto aggiornamento del conteggio del conto ore individuale
• la chiusura del mese al fine della richiesta del pagamento delle ore straordinarie/supplementari.

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Pausa pranzo

Dopo un periodo di lavoro pari alle 6 ore si matura il diritto alla pausa pranzo.

La durata della pausa pranzo, per gli orari pari alle 6 ore, va da un minimo di 10 minuti per i part time e minimo 30 minuti per i full time (orari con i rientri), ad un massimo di 2 ore.

Per orari part time o full time superiori alle 6 ore va da un minimo di 30 minuti ad un massimo di 2 ore.

La pausa può essere svolta nelle seguenti fasce di flessibilità:

Fasce di flessibilità della pausa pranzo per orari superiori alle 6 ore:

• tra le 11.45 e le 14.30, ultima uscita ore 14.00

Fasce di flessibilità della pausa pranzo per orari full time (con rientri) pari alle 6 ore:

• al mattino: tra le 11.45 e le 14.15, ultima uscita ore 13.45
• al pomeriggio: tra le 13.15 e le 15.30, ultima uscita ore 15.00.

Fasce di flessibilità della pausa pranzo per orari part time pari alle 6 ore:

• al mattino: tra le 11.45 e le 13.45, ultima uscita ore 13.35
• al pomeriggio: tra le 13.15 e le 15.15, ultima uscita ore 15.05.

La pausa pranzo deve essere regolarmente timbrata. La regolare timbratura permette la maturazione del buono pasto.

Per il personale in servizio presso le strutture ospedaliere rimane in vigore il sistema degli orari vigente, fermo restando che l’uscita dalla struttura di servizio comporta l’obbligo di regolare timbratura.

La mancata timbratura, se non correttamente giustificata, comporterà la decurtazione dell’intera fascia di flessibilità della pausa pranzo (2 ore e 15 minuti full time – 2 ore part time).

Nel caso in cui, per eccezionali esigenze di servizio, la pausa pranzo dovesse essere svolta fuori dalla fascia di flessibilità prevista, il/la dipendente deve timbrare la pausa e caricare successivamente su Start Web il giustificativo N. 49 MENSA FUORI ORARIO, compilando dettagliatamente le note e riportando il periodo della pausa timbrata, come nell’immagine sotto:

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Flessibilità negativa

Nelle giornate in cui il/la dipendente svolge la prestazione lavorativa nel rispetto dei parametri della presenza e del minimo di lavorato previsto, la differenza mancante a chiusura della giornata viene completata con la voce flessibilità negativa, come nell’esempio sotto riportato.

Tale flessibilità negativa deve essere recuperata, ovvero è automaticamente compensata, in caso di conto ore individuale positivo. La flessibilità negativa deve essere recuperata entro il mese successivo, in caso di mancato recupero si determina la proporzionale decurtazione della retribuzione.

E’ sempre possibile giustificare utilizzando i permessi previsti dal CCNL.

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Permessi orari a recupero

Art. 100 CCNL Comparto Istruzione 2019-2021 – esigenze personali

Il/la dipendente, previa autorizzazione del responsabile dell’ufficio, può usufruire di permessi orari brevi per un totale di 36 ore annue, da recuperare entro il mese successivo. In caso di mancato recupero, si determina la proporzionale decurtazione della retribuzione.

Tali permessi non possono essere di durata superiore alla metà dell'orario di lavoro giornaliero.

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Ulteriori ore a recupero

Il Protocollo d’Intesa sull’orario di lavoro PTAB – richiesta benefici di cui all’art 1.6  prevede la possibilità di accumulare ulteriori 72 ore oltre le 36 ore per esigenze personali, da recuperare entro l’anno, per i/le dipendenti:

• con figli di età fino a 14 anni
• con riconoscimento art.3, commi 1 e 3, della legge 104/92
• che assistono famigliari con riconoscimento art.3, commi 1 e 3, della legge 104/92.

In caso di rapporto di lavoro part time, le 72 ore saranno da riparametrare alla percentuale del part time stesso.

Per avvalersi di questa possibilità è necessario compilare il modulo allegando la documentazione, se non già in possesso dell'amministrazione, a supporto della richiesta:

• per i figli di età fino a 14 anni: dichiarazione sostitutiva del proprio stato di famiglia indicante i figli di età minore fino a 14 anni
• in riferimento all'art.3, commi 1 e 3, della legge 104/92: copia del verbale di riconoscimento della situazione di handicap per se stessi ai sensi della L. 104 art. 3 commi 1 e 3
• per assistenza famigliari con riconoscimento art.3, commi 1 e 3, della legge 104/92:  copia del verbale del famigliare da assistere e dichiarazione sostitutiva di certificazione di parentela.

Chi, invece, è già titolare di questa possibilità, volesse farvi rinuncia dovrà compilare il modulo preposto.

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Timbrare da remoto

Il personale collocato presso strutture prive di terminale UNIMI può effettuare le regolari timbrature utilizzando la modalità da remoto.

Tale modalità si attiva scaricando sul proprio smartphone l’APP SolariC In/Out, della ditta Solari S.p.A., integrata nel portale Start Web.

L’area entro la quale è possibile effettuare la timbratura è definita dall’operatore dell’Ufficio Gestione Presenze, in relazione alla struttura di afferenza e al luogo di svolgimento della prestazione lavorativa del personale coinvolto.

Nel momento in cui il/la dipendente si trova nell’area prevista è possibile effettuare la timbratura, che viene poi inoltrata direttamente sull’applicativo Start Web che l’assimila ad una timbratura regolare. Tali passaggi sono in tempo reale.

Le timbrature in entrata e uscita possono essere registrate solo all’atto di attivazione dell’APP da parte del/della dipendente; diversamente, se la/il dipendente non attiva l’APP tramite lo smartphone, non avviene effettuata nessuna registrazione/timbratura.

Il portale Start Web comunica con il server dedicato per l’invio dei dati necessari al funzionamento dell’APP e per scaricare le timbrature che questa ha prodotto.

Per richieste di supporto ed assistenza utilizzare il servizio SPOC di UNIMI nella sezione Risorse Umane, Carta la Statale.

Una breve guida esplicativa vi aiuterà nell’utilizzo dell’APP.

È possibile prendere visione dell’Informativa Privacy.

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Terminali - segnalazione guasti

I Terminali di Rivelazione Presenze (TRP) da utilizzare per la registrazione delle timbrature, sono fisicamente dislocati su tutto il territorio dell'Ateneo e permettono al personale interessato di registrare la propria presenza nell’ambito dell’orario di lavoro.

Per segnalare un eventuale guasto o malfunzionamento dei terminali, è  stato predisposto nel sistema di Ticketing del nostro Ateneo la possibilità di "Segnalazione di guasto terminale di rilevazione presenze (TRP)".

Tale tipologia di segnalazione (apertura ticket) avviene tramite posta elettronica inviando una mail a:

guasti.trp@unimi.it

La mail deve essere inviata da parte di personale Universitario strutturato (prevalentemente da account @unimi.it)

Nella mail di segnalazione si chiede di indicare:

• luogo dove è installato/posizionato il Terminale di Rilevazione Presenze (TRP) guasto
• descrizione grossolana del tipo di guasto (se risulta acceso, spento, se emette segnali luminosi o acustici, etc…)
• nome e Cognome di un referente per un eventuale contatto
• indirizzo mail del Referente
• numero di telefono del Referente
• responsabile dell’Unità Organizzativa (Direzione, Dipartimento, etc…).

 

 

 

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Gestione della presenza in servizio in caso di manutenzione straordinaria

Manutenzione programmata

Per interruzione di servizio per manutenzione programmata si intende:

•         interruzione dei servizi energetici per un periodo ≥ 3 (tre) ore

•         interruzione di altri servizi, come l’erogazione dell’acqua, l’impianto di riscaldamento o raffreddamento, per un periodo ≥ 3 (tre) ore

•         impossibilità di accesso ai locali universitari per lavori di manutenzione ordinaria o straordinaria.

Nei casi sopra richiamati il personale potrà essere ricollocato presso una struttura limitrofa nella quale i servizi siano regolarmente funzionanti.

Nel caso in cui non fosse possibile ricollocare il personale presso una struttura limitrofa nella quale i servizi siano regolarmente funzionanti, in accordo con i Responsabili, è possibile:

1. se sono già state fruite tutte le giornate di smart working previste nel mese, e il Pila è stato accordato per un numero inferiore di giornate rispetto a quelle previste dal proprio rapporto di lavoro, sarà possibile svolgere la prestazione lavorativa in modalità agile, sempre nel limite del numero massimo di giornate previste dal proprio rapporto di lavoro (esempio numero massimo di giornate richiedibili in smart working in base al proprio rapporto di lavoro pari a 7, numero di giornate approvate nel Pila pari a 5, giornate richiedibili in occasione dei sopracitati interventi pari a 2)

In questo caso dovrà pervenire, con il dovuto anticipo, comunicazione scritta a firma del Responsabile di Struttura agli indirizzi mail permessi@unimi.it e timbrature@unimi.it, con la quale si autorizza il personale richiedente a svolgere la prestazione lavorativa in modalità agile nelle giornate nelle quali, a causa di impedimenti non imputabili al dipendente, non sia stato possibile permanere presso la struttura. Nella comunicazione dovranno essere indicate espressamente le situazioni di impedimento e i referenti degli uffici competenti nella gestione delle utenze per la conferma o le eventuali comunicazioni da loro inviate.

2. se non sono ancora state fruite tutte le giornate previste in modalità agile, il/la dipendente potrà richiederne la fruizione, in deroga alla programmazione mensile precedentemente concordata

3. se sono già state fruite tutte le giornate previste in modalità agile, e il Pila è stato accordato per il numero massimo di giornate previste in base al proprio rapporto di lavoro, il personale coinvolto potrà richiedere al Responsabile di Struttura/Dipartimento di svolgere l’attività lavorativa presso altra struttura d’Ateneo, previo accordo del Responsabile della struttura ricevente

4. se sono già state fruite tutte le giornate previste dal proprio rapporto di lavoro in modalità agile (vedere esempio al punto 1) e non vi è la possibilità di svolgere l’attività lavorativa presso altra struttura d’Ateneo, sarà necessario giustificare con altro idoneo istituto contrattuale (ferie, festività soppressa, riposo etc.), la giornata intera o le ore mancanti per completare la giornata.

I dipendenti che prestano l’attività lavorativa su 6 giorni settimanali possono recuperare la giornata di sospensione dell’attività lavorativa, rimodulando l’orario sui restanti giorni della settimana che precede la giornata nella quale il servizio è sospeso per le motivazioni sopra richiamate.

Manutenzione eccezionale e non programmata

Nel caso in cui gli interventi alle strutture universitarie non siano stati programmati, anche a seguito di eventi eccezionali, il Responsabile potrà procedere come segue:

• verificare la possibilità di ricollocare il dipendente presso altra struttura limitrofa
• accordare lo svolgimento dell’attività in smart working, nel caso in cui si ricada nell’ipotesi di cui al precedente punti 1
• far giustificare con altro idoneo istituto contrattuale (ferie, festività soppressa, riposo etc.), la giornata intera o le ore mancanti per completare la giornata.

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FAQ timbrature e orari

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