FAQ - Stipula di un contratto

Coerenza delle date

I contratti non possono avere efficacia retroattiva, decorrono obbligatoriamente dalla data della seconda firma. Prima di portare un contratto in approvazione è necessario sincerarsi che ci siano i tempi giusti per evitare che la seconda firma avvenga dopo la data di inizio o, addirittura, dopo la data di termine.

Nel primo caso è sufficiente fare modificare la bozza di contratto e scrivere che la decorrenza è dalla stipula. Nel secondo dobbiamo respingere il contratto, quindi è il caso di prestare attenzione e, se non si è nei tempi giusti per attendere il consiglio di dipartimento, fare scrivere al direttore una lettera di richiesta al rettore di firmare con urgenza il contratto, adeguatamente motivata e con impegno di sottoporre il contratto al primo consiglio utile.

Rinnovo di un contratto

Alcuni contratti prevedono la possibilità di procedere con uno o più rinnovi alle stesse condizioni. Ciò è possibile solo se il contratto non è scaduto. La procedura, tuttavia, non è diversa da quella relativa all’approvazione di un nuovo testo contrattuale, ed è quindi necessaria l’approvazione da parte del Consiglio di Dipartimento. Non è accettabile il rinnovo tacito.

Emendamento di un contratto

I contratti non ancora terminati possono essere emendati. Se le modifiche richieste riguardano il corrispettivo è necessaria l’approvazione del Consiglio di Dipartimento.

Stipula mediante scambio di corrispondenza

I contratti più semplici, cioè quelli che riportano solo gli elementi fondamentali, possono essere perfezionati con un semplice scambio di corrispondenza. La controparte invierà, in originale, una lettera di proposta contrattuale, alla quale l’Università risponderà con una lettera d’accettazione. In questo caso non è dovuta alcuna imposta di bollo. Non è possibile, invece, stipulare per scambio di corrispondenza, e quindi con le firme disgiunte, dei contratti costituiti da testi articolati.

Procedura d'urgenza

In casi di necessità e di urgenza è possibile portare alla firma del Rettore un contratto senza che esso sia stato approvato dal Consiglio di Dipartimento.

In questo caso è necessario trasmettere all’ufficio una lettera protocollata e firmata dal Direttore di Dipartimento, nella quale si illustrano i motivi di cui sopra, e si richiede al Rettore di firmare con urgenza, impegnandosi a sottoporlo all’approvazione del primo Consiglio di Dipartimento utile.

Informazione del responsabile riguardo allo stato di avanzamento della pratica

I docenti non hanno accesso ad Archiflow. Ogni dipartimento dovrebbe attivare una sua procedura per informare il docente dell’avvenuta sottoscrizione del testo e della necessità, se il contratto lo prevede, di chiedere alla contabilità l’emissione delle fatture ai vari stati di avanzamento.

L’Ufficio informa dell’avvenuta sottoscrizione del testo in due modi:

1. condividendo con il responsabile amministrativo il contratto perfezionato e la lettera di accompagnamento su Archiflow;
2. inviando una mail alla contabilità e al responsabile amministrativo/altro collega incaricato/a con indicazione del codice del progetto.

Imposte

Tutte le attività commerciali sono soggette ad IVA nella misura del 22 %, eccetto quelle di formazione e quelle con committenti esteri. L’imposta di bollo, nella misura di 16 € ogni cento righe, si applica a tutti i contratti, salvo quelli con committenti esteri.