Come inserire le Tesi di Dottorato

Modalità di consegna delle tesi di dottorato

Secondo la Normativa sul deposito legale dei documenti, dal 1°novembre 2010 le Università italiane devono consegnare copia delle tesi di dottorato alle Biblioteche nazionali centrali di Roma e Firenze.

I dottorandi devono quindi depositare i dati bibliografici e i full-text delle proprie tesi nell’Archivio Istituzionale della Ricerca (AIR).

Le nuove norme sono contenute nel nostro Regolamento in materia di dottorati di ricerca.

Come depositare la tesi di dottorato in AIR

Termini
Il dottorando deve depositare la propria tesi di dottorato in AIR prima della discussione.

Cinque passi per non sbagliare
Il deposito della tesi di dottorato in AIR si compone di 5 fasi, per lo più online, pensate per agevolare e velocizzare l’inserimento.

Le cinque fasi sono:

• autenticazione e accesso a My AIR
• inserimento dati
• inserimento abstract della tesi (in lingua inglese)
• upload del full-text
• stampa e invio della declaratoria per l’auto-archiviazione della tesi.

1. Autenticazione e accesso a My AIR

Il primo passo per depositare la propria di tesi di dottorato in AIR è l’autenticazione. Seguire il percorso: AIR, Login (in alto a destra), inserire login e password (le credenziali d’Ateneo).

Nel desktop prodotti comparirà l’elenco delle pubblicazioni di propria competenza, fra cui sarà presente la registrazione della tesi di dottorato da completare (rotellina grigia in corrispondenza sulla destra --> "Completa inserimento").

Attenzione
Il sistema permette in qualsiasi momento, premendo il pulsante “Chiudi” in fondo alla pagina, di fermarsi e salvare quanto inserito, per continuare in un momento successivo.

2. Inserimento dati

Per poter depositare la tesi, è obbligatorio sottoscrivere la licenza di AIR che comparirà nella prima schermata.

Attenzione
I documenti presenti in AIR sono protetti dalla legge italiana sul Diritto d’autore (legge n. 633/1941) e, salvo diversamente specificato, possono essere utilizzati e riprodotti solo per motivi di studio e ricerca e con l’obbligo di citarne la fonte.

Si possono ampliare i diritti di utilizzo dei contenuti della tesi adottando una delle licenze Creative Commons con cui concedere ai fruitori della propria opera - a determinate condizioni - una licenza d’uso gratuita. La licenza Creative Commons si può inserire anche nella prima pagina della tesi.

Nella schermate di descrizione il sistema fornirà campi pre-compilati e campi da compilare (il simbolo * indica quelli obbligatori).

Campi precompilati

• autore e titolo della tesi
• lingua del documento
• tutor
• corso e ciclo di dottorato
• data di discussione e a.a. di conseguimento del dottorato.

Si tratta dei dati consegnati in Segreteria con la presentazione della domanda di esame di dottorato e che vengono dal sistema riversati in automatico in AIR. Eventuali errori o campi vuoti devono essere segnalati allo Sportello Dottorati direttamente o tramite il Servizio informazioni delle Segreterie.

Campi da compilare
• tutor afferenti all’Ateneo (un menu a tendina permette di individuare il proprio tutor digitando solo le prime lettere del cognome)
• supervisori e coordinatori afferenti all’Ateneo
• curatori (tutor, supervisori e coordinatori afferenti e non all’Ateneo) i cui nominativi vanno sempre indicati preceduti dal ruolo
• struttura di riferimento (un menu a tendina permette di individuarla digitando alcune lettere consecutive del nome)
• centro di ricerca (se afferente all’Ateneo, un menu a tendina permette di individuarlo digitando alcune lettere consecutive del nome)
• parole chiave: è un campo che permette di inserire termini presi da vocabolari controllati (come quelli indicati in fondo tra i link utili) o parole di propria scelta e che servono a recuperare la tesi sia in AIR sia nell’intero Web.

Al termine di ogni schermata, salvare i dati inseriti cliccando sul tasto “Successivo”. Alla fine, verificati nella schermata di riepilogo i dati inseriti, cliccare su “Concludi”.

Attenzione
È consigliabile compilare con accuratezza e completezza le schermate di descrizione, perché questo renderà maggiormente visibile e rintracciabile il proprio lavoro di tesi sui motori di ricerca.

3. Inserimento abstract della tesi

Tra i campi obbligatori da compilare c’è anche quello che permette di inserire l’abstract della propria tesi in lingua inglese e di aggiungere eventualmente anche una versione in lingua italiana.

4. Upload del full-text

In AIR è possibile archiviare il full-text della propria tesi, in formato PDF (o PDF/a) senza protezioni (password o simili).

La registrazione deve rispettare sempre e comunque le norme sui diritti di proprietà intellettuale. Pertanto, se la tesi è stata pubblicata o è in fase di pubblicazione presso un editore è necessario verificare se, e a quali condizioni, l’editore permette la registrazione negli archivi istituzionali come AIR. Stessa cautela va prestata per altri tipi di accordi, come quelli di riservatezza con società che hanno finanziato la propria ricerca o il proprio brevetto. Per maggiori dettagli sui diritti di proprietà intellettuale, scrivere a Paola Galimberti (e-mail: paola.galimberti@unimi.it).

Se il file è molto pesante a causa di immagini, tabelle o grafici può essere suddiviso in più parti.

• Allegare la tesi in un unico file
  Se la tesi viene archiviata in un unico file, è necessario nominarla nel seguente modo: phd_unimi_numeromatricola.pdf (Es. phd_unimi_123456.pdf)
• Allegare la tesi in più file
  Se la tesi viene archiviata in più file, è necessario, dopo avere caricato il primo file, cliccare su “Aggiungi un altro file” e associare ai successivi file un numero come nel seguente esempio:
  phd_unimi_numeromatricola_1.pdf
  phd_unimi_numeromatricola_2.pdf

Per completare l’archiviazione della tesi, occorre scegliere la tipologia di contenuto di ogni file (tesi completa, capitolo/i, bibliografia, …) dall’apposita tendina ed eventualmente specificare meglio compilando, possibilmente in lingua inglese, anche il campo “Descrizione” utile ad agevolare la successiva consultazione (Es. Capp. 1-3).

Attenzione
L’archiviazione della propria tesi in AIR deve rispettare la legge sul Diritto d’autore (art. 70 c. 1-bis della legge n. 633/1941). Pertanto:

• le immagini devono essere a bassa risoluzione o degradate
• se vengono inseriti testi, grafici o foto di altri occorre l’autorizzazione del legittimo autore
• per inserire interi articoli anche propri è preferibile solo citarli nel testo o nella bibliografia.

Embargo
In AIR è possibile scegliere quando rendere visibile la propria tesi, dilazionando la visibilità a un momento successivo all’archiviazione (embargo):

-> se la tesi sarà immediatamente accessibile, scegliere l’opzione “Open Access”;
-> per posticipare l’accessibilità, scegliere l’opzione “Embargo”, impostando la durata dell’embargo a 3, 6, 12 o 18 mesi.

5. Stampa e invio della declaratoria per l’auto-archiviazione della tesi 

Alla fine della registrazione della tesi in AIR, va scaricata la declaratoria per l’auto-archiviazione della tesi di dottorato (rotella grigia, “Scarica la DDC”). La declaratoria, una volta stampata, dovrà essere compilata in tutte le sue parti e firmata, quindi scansionata e inviata, insieme alla scansione del documento di identità, utilizzando il servizio: SBA - trasmissione declaratoria tesi dottorato.

Prima dell'invio, i file dovranno essere rinominati rispettivamente:
Declaratoria_num.matricola.pdf
Documento_num.matricola.pdf

In caso di smarrimento del documento è possibile ristamparlo dal “Desktop prodotti” di AIR.

Superato l’esame di dottorato, i bibliotecari verificheranno la corretta registrazione della tesi e pubblicheranno i dati bibliografici e il full-text (se non coperto da embargo).

Attenzione
Il deposito della tesi di dottorato in AIR è necessario per ottenere il Certificato di conseguimento titolo, adempiendo anche alla Normativa sul deposito legale dei documenti.

Link utili

Linee guida CRUI per il deposito delle tesi di dottorato negli archivi aperti
Licenze Creative Commons