PRIN 2022 Guida alla gestione e rendicontazione del progetto

Introduzione

Il Ministero dell'Università e della Ricerca (MUR) ha pubblicato il Bando PRIN 2022 (Decreto Direttoriale n. 104 del 02-02-2022). 
La dotazione complessiva disponibile per il Bando 2022 è pari a circa 749 milioni di euro, che il ministero ha integrato con fondi PNRR (nell'ambito della Missione 4 - Componente 2).

Documentazione ministeriale:

• Nuovo: Linee Guida Rendicontazione
• Nuovo: Nota ministeriale - Linee Guida
• Nuovo: FAQ - Linee Guida - I Elenco
• Nuovo: FAQ - Linee Guida - II Elenco
• Allegato 1 – Relazione tecnico-scientifica
• Allegato 2 – Dichiarazione di conformità al principio DNSH
• Allegato 3 – Dichiarazione del soggetto attuatore propedeutica alla presentazione del rendiconto di progetto
• Allegato 4 – Check-List verifica avanzamento fisico
• Allegato 5 – Check-List verifica avanzamento finanziario
• Allegato 6 – Check-List selezione personale esterno
• Allegato 7 – Check-List per la verifica delle procedure di appalto (D.lgs. 36/2023)
• Allegato 8 – Attestazione degli esiti delle procedure di controllo eseguite dal Soggetto Attuatore ai sensi dell'art.27 comma 2 del Decreto Legge 24 febbraio 2023, n. 13
• Allegato 9 – Comunicazione dei dati sulla titolarità effettiva per enti pubblici ex art. 22, par. 2, lett.d) Reg.(UE) 2021/241;
• Allegato 10 - Comunicazione dei dati sulla titolarità effettiva per enti privati ex art. 22, par. 2, lett. d) reg. (UE) 2021/24.

Le presenti linee guida, elaborate sulla base delle istruzioni diffuse dal Ministero dell’Economia, integrano le disposizioni regolamentari, le norme e la disciplina applicabile agli investimenti del PNRR e sono suscettibili di aggiornamenti e integrazioni.

Per ulteriori informazioni sulla Missione 4 Componente 2 del PNRR è possibile visitare la Pagina dedicata su Statale@Work.

Nelle seguenti sezioni vengono invece fornite informazioni utili alla compilazione del budget e alla rendicontazione dei progetti.

Tempi per l'ammissibilità dei costi: avvio, scadenze, proroghe ed erogazione del contributo

La data di avvio ufficiale dei progetti è fissata al 90° giorno successivo alla data del decreto di ammissione al finanziamento (Sulla pagina ministeriale dedicata sono visualizzabili e scaricabili tali decreti, suddivisi per macrosettore ERC).

Le spese ammissibili decorrono dalla data di inizio del progetto e dovranno concludersi entro 24 mesi dalla data di avvio ufficiale.
Sono fatti salvi i pagamenti sostenuti nei 60 giorni successivi alla fine del progetto, purché relativi a titoli di spesa emessi entro la data di scadenza del progetto (DDT, fatture, ecc).

Eventuali Proroghe potranno essere richieste dal Principal Investigator fino a un massimo di sei mesi, corredate da adeguata motivazione. Le attività progettuali non potranno comunque concludersi oltre il 28 febbraio 2026.

Il Contributo viene trasferito in un'unica soluzione anticipata direttamente agli atenei, sedi delle unità di ricerca.

Tipologie di costi

Nelle seguenti sezioni verranno approfondite le tipologie di costi ammissibili sul progetto:

• A1 - Personale dipendente a tempo indeterminato;
• A2.1 - Personale appositamente da reclutare;
• B - Spese generali;
• C - Attrezzature, strumentazioni e software;
• D - Servizi di consulenza e simili;
• E - Altri costi di esercizio

A1 - Personale dipendente a tempo indeterminato

Il finanziamento MUR copre tutti i costi del progetto tranne quelli relativi al personale dipendente a tempo indeterminato. Tali costi, che rappresentano il cofinanziamento, restano a carico dell'Ateneo.

Si precisa che, come previsto dal bando, in questa voce possono essere inserti solo Professori e ricercatori.

Ciò premesso, il costo rendicontato sotto la voce A1 potrà subire un aumento fino a un massimo del 20% rispetto all'importo stabilito in sede di ammissione a finanziamento del progetto.

Il costo del personale strutturato sarà determinato in base all'impegno temporale dedicato al progetto e sarà valorizzato come Costo mensile lordo per il numero di mesi persona effettivamente dedicati al progetto.

Il costo mensile lordo per ogni persona impegnata nel progetto sarà determinato dal costo effettivo annuo lordo (derivato dal cedolino riepilogativo individuale) diviso per 12 mesi lavorativi.

Modulistica scaricabile:

• MOD-Incarico Personale PRIN 2022 (file in word)
• Prospetto di calcolo del costo mensile (file in excel)

Novità - TIMESHEET:
come specificatamente indicato dall’All. 2 al DD 104/2022, le spese relative al personale dipendente a tempo indeterminato, sebbene non rientrino tra le voci assoggettabili a contributo ministeriale, dovranno comunque essere rendicontate al fine di ottenere la valorizzazione dell’impegno temporale e dei relativi costi sostenuti. Per quanto sopra esposto, risulta necessario anche per tale fattispecie produrre i timesheet oltre alla ulteriore documentazione giustificativa prevista dalle specifiche Linee Guida (cfr. sezione Documenti nel caso di personale rendicontato a “costi reali” di pag. 30).

A2.1 - Personale appositamente da reclutare

Questa voce comprende tutto il personale che risulti titolare di contratti a tempo determinato: assegni di ricerca e borse di dottorato arruolati dall'Ateneo.

Il personale a contratto appositamente reclutato per il progetto dovrà essere direttamente impegnato nelle attività di ricerca. In sede di rendicontazione saranno ammissibili i soli costi sostenuti fino alla scadenza temporale del progetto stesso.

ATTENZIONE! In nessun caso potranno essere esposti costi e/o impegni temporali per borse di studio, co.co.co., co.co.pro., tecnici di laboratorio, personale tecnico amministrativo e professori a contratto.

Il costo ammissibile sarà uguale al costo mensile lordo per il numero di mesi impegnati sul progetto.

B - Spese Generali

L'importo delle spese generali sarà calcolato forfettariamente nella misura del 60% della somma dei costi delle voci A1 (Personale strutturato) e A2.1 (Personale appositamente reclutato).

C - Attrezzature, strumentazioni e software

In questa voce devono essere rendicontate le attrezzature, le strumentazioni e il software di nuovo acquisto, nella misura e nel periodo in cui sono effettivamente utilizzati per il progetto, applicando il criterio dell'ammortamento.

ATTENZIONE! Il tempo di deprezzamento delle attrezzature, delle strumentazioni e dei software è convenzionalmente definito pari a 24 mesi.

Novità: Integrazione FAQ nr 5 - I °elenco -  sezione 1. BANDO PRIN 2022:
In coerenza con quanto previsto dall’Allegato 2 al DD 104/2022, il costo di acquisto di nuove attrezzature, strumentazioni e prodotti software caratterizzati da una vita utile pari o inferiore alla durata del progetto potrà essere rendicontato secondo la formula riportata nel suddetto allegato, ovvero:

C = (M/T) x F

Tenuto conto che i progetti di ricerca finanziati nell’ambito del suddetto Bando hanno durata biennale, il tempo di deprezzamento (variabile T della formula) è stato convenzionalmente posto pari a 24 mesi.

N.B.:
Nel caso in cui le attrezzature, le strumentazioni ed i prodotti software siano utilizzati contemporaneamente anche in altri progetti, il costo come sopra determinato dovrà essere ulteriormente corretto, sempre in linea generale, come segue:

Q = C x P

dove P rappresenta la percentuale di utilizzo dell’attrezzatura o della strumentazione o del prodotto. software nel progetto di ricerca

Per calcolare l’ammortamento si consiglia di utilizzare questo file in excel del budget.

D - Servizi di Consulenza e simili

In questa voce dovranno essere rendicontate tutte le attività svolte da terzi affidatari che riguardano le seguenti fattispecie:

• D.1 - Consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche (anche occasionali) rese da persone fisiche o da organismi di ricerca o, in generale, da qualificati soggetti con personalità giuridica privati o pubblici.
   
• D.2 - Prestazioni di servizi di tipo non scientifico rese da persone fisiche o da soggetti aventi personalità giuridica.
   
• D.3 - Acquisizione di brevetti, know‐how, diritti di licenza.

E - Altri costi di esercizio

In questa voce dovranno essere rendicontate le spese relative all’acquisto di:

1. materie prime;
2. componenti, semilavorati;
3. materiali di consumo specifico (prodotti chimici, reagenti e mangimi, ecc);
4. beni/servizi per colture ed allevamento (ad esempio per ricerche di interesse agrario o veterinario)
5. (NEW!) missioni in Italia connesse con lo svolgimento del progetto;
6. Missioni all’estero connesse con lo svolgimento del progetto;
7. partecipazione a seminari, congressi, convegni, workshop, mostre e fiere in Italia e all’estero (spese per eventuali iscrizioni e materiale didattico, nonché per viaggio e soggiorno);
8. organizzazione, presso la sede dell’unità di ricerca, di seminari, congressi, convegni,workshop (a esclusione delle spese di rappresentanza, come coffee break, cene sociali, vitto e alloggio di partecipanti diversi dai relatori, gadget, ecc.);
9. (NEW!) oneri relativi a open access e open data;
10. pubblicazione di libri attinenti all’oggetto della ricerca;
11. (NEW!) pubblicazione di articoli su riviste scientifiche e di settore attinenti all’oggetto della ricerca.
    
    ATTENZIONE: il soggetto beneficiario ha l'obbligo di rendere noto in tutte le pubblicazioni e i prodotti scientifici di avere beneficiato dei fondi PRIN 2022.

Tutti i costi saranno determinati in base alla fattura (al lordo dell'IVA).

Novità - Integrazione FAQ nr 1 - I °elenco sezione 1. BANDO PRIN 2022:
L’Avviso PRIN 2022 di cui al D.D. 104/2022 non prevede vincoli in relazione all’importo minimo dei titoli di spesa, pertanto, eventuali spese di importo inferiore a 500,00 euro, al netto di IVA, sono ammissibili, salvo le opportune verifiche di competenza.

Variazioni economiche (rimodulazioni in corso di progetto)

Le variazioni all’articolazione economica possono essere apportate entro i limiti di cui all’Allegato 2 al Decreto Direttoriale n.104 del 2 febbraio 2022.

Il costo complessivo del progetto rendicontato a consuntivo potrà subire variazioni in aumento o in diminuzione rispetto a quanto approvato.
Tutte le voci di spesa potranno subire variazioni in aumento o in diminuzione in fase di esecuzione del progetto. Comunque gli obiettivi scientifici individuati in sede di presentazione del progetto devono essere obbligatoriamente mantenuti inalterati.
A tale regola fa eccezione la voce A1, per la quale sarà possibile un aumento solo fino a un massimo del 20%.

In fase di rendicontazione le varianti economiche che comportino un aumento del costo del progetto superiore al 25% devono essere comunicate tempestivamente al Ministero per la necessaria approvazione (In pratica se in sede di rendicontazione la spesa rendicontata è superiore al 25% del contributo erogato, tale variazione dovrà essere approvata dal ministero).
Le varianti di spesa inferiori al 25% saranno considerate automaticamente ammissibili.

Utilizzo loghi

Considerato che il Bando PRIN 2022 è stato finanziato in parte con i fondi PNRR, risulta opportuno che la documentazione relativa agli ordini di beni e servizi, per evitare il rischio di inammissibilità, riporti i loghi utilizzati per i progetti finanziati nell’ambito del PNRR:

• Loghi PNRR, da utilizzare, laddove possibile, in tutta la documentazione del progetto: Bandi per assegni di ricerca, Determine, Pubblicazioni
• Nota chiarimenti MUR - Azioni di informazione e comunicazione a cura dei soggetti attuatori.

Come previsto nella nota ministeriale nr 26278 del 28/12/2023, i Soggetti Beneficiari coinvolti nell’attuazione dei Bandi PRIN 2022 e PRIN 2022 PNRR devono far riferimento alle istruzioni operative “Linee guida per le azioni di informazione e comunicazione a cura dei Soggetti Attuatori” (versione 2.0 del 5 luglio 2023).

Attenzione, sulla pagina dedicata del sito del Ministero è disponibile il Kit di Comunicazione comprendente i format editabili da utilizzare per Poster, Slide di presentazione; ecc.

Per tutti coloro che avessero necessità di utilizzare i modelli, La Direzione Servizi per la Ricerca mette a disposizione i template già modificati con il logo dell'Università degli Studi di Milano:

• Template presentazione Power Point;
• Template poster A3;
• Template relazione;
• Template comunicato generale con header.

Per qualsiasi informazione sul sistema di identità visiva d'Ateneo, l'utilizzo e lo scaricamento dei loghi visitare la pagina dedicata su Statale@Work.

Novità - Integrazione FAQ nr 1 - I °elenco sezione 3. BANDO PRIN 2022 E PRIN 2022 PNRR:
Come indicato nella nota circolare MUR n. 26278 del 28 dicembre 2023 “ Bandi PRIN 2022 n. 104 del 2 febbraio 2022 e PRIN 2022 PNRR n. 1409 del 14 settembre 2022 – Azioni di informazione e comunicazione a cura dei soggetti attuatori – Nota chiarimenti.”, si rammenta la necessità, laddove nella prima fase di attuazione dei progetti le disposizioni relative agli obblighi di informazione e comunicazione non siano state integralmente rispettate, di procedere tempestivamente a un’integrazione degli atti volta a sanare eventuali irregolarità in materia di informazione e comunicazione, anche tramite l’adozione di rettifiche in tal senso anche meramente formali, che rechino i corrispondenti loghi nonché la dicitura: “finanziato dall’Unione europea – Next Generation EU”. Le modalità con cui si procederà a sanare tali irregolarità, sono lasciate all’autonomia dei Soggetti attuatori.

Documentazione utile:

• Dichiarazione del Rettore di regolarizzazione bandi per assegni di ricerca da scaricare e conservare agli atti del dipartimento per eventuali controlli.

Procedure d'acquisto

Gli ordini di beni e servizi effettuati dovranno essere subordinati all’invio ai fornitori della modulistica utilizzata nell’ambito dei finanziamenti del PNRR:

• Modulo da inviare ai fornitori (versione in italiano)
• Modulo da inviare ai fornitori (versione in inglese)

Al fine di garantire la tracciabilità delle spese vengono previsti specifici adempimenti espletati attraverso l’utilizzo di idonei strumenti amministrativi e informatici, in particolare:

• Codice Unico Progetto (CUP);
• Codice identificativo di gara (CIG);
• Fatturazione elettronica;
• Conti correnti dedicati o codificazione contabile adeguata.

Novità - Integrazione FAQ nr 11 - I °elenco sezione 1. BANDO PRIN 2022:
Gli interventi finanziati nell’ambito dell’Avviso PRIN 2022 di cui al DD 104/22, in quanto imputati al PNRR, devono rispettare le medesime condizionalità e i medesimi requisiti richiesti per gli interventi finanziati a valere del successivo Avviso PRIN 2022 PNRR di cui al DD 1409/2022, ivi comprese le verifiche sul titolare effettivo e la compilazione delle Check-List indicate nelle specifiche Linee Guida prot.148 del 08/02/2024.  Eventuali eccezioni applicabili all’avviso PRIN 2022 sono espressamente riportate nelle suddette Linee Guida.

Rendicontazione contabile

Le spese totali ammissibili dei progetti dovranno riguardare i costi effettivamente sostenuti dal soggetto beneficiario per la realizzazione del progetto proposto.

Novità - Integrazione FAQ nr 3  - I °elenco sezione 1. BANDO PRIN 2022:
Sulla base delle prescrizioni del Bando, ricorre l’obbligo di trasmissione di un unico rendiconto finale delle spese sostenute entro 60 giorni dalla conclusione del progetto. Alla conclusione del progetto dovrà essere, altresì, prodotta dal PI una relazione scientifica conclusiva che descriva le attività svolte e i risultati ottenuti. Pertanto non sono richieste rendicontazioni contabili e relazioni scientifiche intermedie. I soggetti coinvolti opereranno unicamente sulla piattaforma PRIN, che sarà realizzata dal CINECA, attraverso la quale i dati e le informazioni saranno successivamente riversate in ReGIS in maniera automatica, senza il coinvolgimento dei singoli soggetti beneficiari, grazie ai servizi di interoperabilità informatica.

Novità - Integrazione FAQ nr 4  - I °elenco sezione 1. BANDO PRIN 2022:
In sede di rendicontazione finale, sarà necessario compilare le checklist previste dalle Linee guida.

Novità - Integrazione FAQ nr 7 - I °elenco sezione 1. BANDO PRIN 2022:
Il Disciplinare di agevolazione delle concessioni, allegato al D.D. di ammissione a finanziamento, stabilisce all’art. 4, comma 2, che “la rendicontazione contabile è effettuata da ciascun responsabile di unità nel rispetto del “criterio di cassa” e mediante apposita procedura telematica, entro 60 giorni dalla conclusione del progetto”; l’art. 5, comma 1, prevede che “entro 60 giorni dalla conclusione del progetto, il PI redige una relazione scientifica conclusiva sullo svolgimento delle attività e sui risultati ottenuti”. I documenti sopra richiamati sono trasmessi al Ministero attraverso gli specifici format previsti dalle Linee Guida e, in particolare, gli allegati 1 e 2, rispettivamente, relativi alla Relazione tecnico-scientifica e alla dichiarazione sul rispetto del principio del DNSH, e gli allegati 3,6,7 e, ove applicabile l’allegato 8, relativi alla fase di rendicontazione delle spese di progetto.

Rendicontazione Tecnico-Scientifica

Entro 60 giorni dalla conclusione del progetto, il PI redige una relazione scientifica conclusiva sullo svolgimento delle attività e sui risultati ottenuti, con l’indicazione delle pubblicazioni relative al progetto, che riportino il nome del PI o dei responsabili di unità come autore o come autore corrispondente. Tale relazione è trasmessa con modalità telematica al Ministero.