Gestione documentale

In ottemperanza alla normativa nazionale (DPR 445/00), l’Ateneo ha istituito il settore Gestione documentale cui compete il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, contribuendo  a sviluppare le linee strategiche per la digitalizzazione dell’attività amministrativa dell’Ateneo, secondo quanto disposto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/05).

Tutte le attività del Settore sono svolte in coordinamento con il Responsabile per la Transizione al Digitale dell’Ateneo, con il Responsabile per la Protezione dei Dati personali e con il Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza.

I principali servizi erogati dal Settore gestione documentale si articolano in tre ambiti: protocollo informatico e servizi postali,  processi e flussi documentali, archivio di Ateneo.

Protocollo informatico e servizi postali

Presidio della casella PEC di Ateneo, unimi@postecert.it
Registrazione dei soli documenti in entrata che pervengono presso la sede dell’Ateneo di via Festa del Perdono e sulla casella PEC di Ateneo, unimi@postecert.it
Gestione della posta e dei plichi in entrata e loro smistamento.
Per informazioni sui servizi di protocollo o sui servizi postali: ufficio.protocollo@unimi.it

Interactive Dashboard

La Interactive Dashboard è la nuova interfaccia multi-browser del gestionale documentale di Ateneo Archiflow.

Per accedere alla nuova interfaccia si può utilizzare il primo dei due collegamenti sottostanti, denominato "Accedi al protocollo informatico – Archiflow Interactive Dashboard".

Processi e flussi documentali

• Attività di help desk e segnalazione di anomalie del sistema di protocollo informatico:
  helpdesk.archiflow@unimi.it
• configurazioni del sistema di protocollo informatico: gestione.documentale@unimi.it, come ad esempio:
  • gestione delle abilitazioni all’uso del sistema
  • predisposizione di flussi automatizzati di smistamento dei documenti
  • apertura e chiusura dei fascicoli informatici
  • attivazione o disattivazione delle funzionalità del sistema.
• riprogettazione degli iter documentali e dei procedimenti attivati in Ateneo: gestione.documentale@unimi.it
• implementazione delle procedure informatizzate per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni (Elixforms): gestione.documentale@unimi.it.

Archivio di Ateneo

• Supporto nelle attività di censimento degli archivi: archivi@unimi.it
• gestione delle richieste di consultazione del cosiddetto archivio di deposito: archivi@unimi.it
• supervisione e autorizzazione dei versamenti all’archivio di deposito da parte delle strutture produttrici, da richiedere - previa comunicazione all'ufficio - tramite form online "Autorizzazione versamento archivio deposito". Per informazioni e assistenza nella compilazione del form: archivi@unimi.it
• supervisione e gestione dei procedimenti di scarto archivistico, da richiedere - previa comunicazione all'ufficio - tramite form online "Richiesta attivazione procedura scarto documentale". Per informazioni e assistenza nella compilazione del form: archivi@unimi.it
• supervisione e gestione del procedimento di smaltimento delle copie di cortesia delle tesi di laurea, secondo le modalità descritte nella circolare pubblicata nella sezione documenti scaricabili. Per informazioni e assistenza: archivi@unimi.it.

Normativa di riferimento

Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa - DPR 445 del 28 dicembre 2000

Codice dei Beni Culturali – D. Lgs 42 del 22 gennaio 2004

Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) D. Lgs 82 del 7 marzo 2005

Regole tecniche per il protocollo informatico - DPCM 3 dicembre 2013 ai sensi degli articoli 40 -bis, 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005

Regole tecniche in materia di sistema di conservazione - DPCM 3 dicembre 2013 ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005