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Gestione documentale

In ottemperanza alla normativa nazionale (DPR 445/00), l’Ateneo ha istituito il settore Gestione documentale cui compete il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, contribuendo  a sviluppare le linee strategiche per la digitalizzazione dell’attività amministrativa dell’Ateneo, secondo quanto disposto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/05).

Tutte le attività del Settore sono svolte in coordinamento con il Responsabile per la Transizione al Digitale dell’Ateneo, con il Responsabile per la Protezione dei Dati personali e con il Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza.

I principali servizi erogati dal Settore gestione documentale si articolano in tre ambiti: protocollo informatico e servizi postali,  processi e flussi documentali, archivio di Ateneo.

 

Protocollo informatico e servizi postali

Presidio della casella PEC di Ateneo, unimi@postecert.it
Registrazione dei soli documenti in entrata che pervengono presso la sede dell’Ateneo di via Festa del Perdono e sulla casella PEC di Ateneo, unimi@postecert.it
Gestione della posta e dei plichi in entrata e loro smistamento.
Per informazioni sui servizi di protocollo o sui servizi postali: ufficio.protocollo@unimi.it

Interactive Dashboard

La Interactive Dashboard è nuova interfaccia multi-browser del gestionale documentale di Ateneo Archiflow e sostituirà completamente l’attuale, legata ad Internet Explorer di cui Microsoft prevede la dismissione nell’anno corrente. Per garantire tale usabilità estesa, la nuova interfaccia innova la precedente sia da un punto di vista grafico, sia da un punto di vista funzionale: nuove icone, nuovi comandi, nuove funzionalità.

Processi e flussi documentali

 

  • Attività di help desk e segnalazione di anomalie del sistema di protocollo informatico:
    helpdesk.archiflow@unimi.it
  • Configurazioni del sistema di protocollo informatico: gestione.documentale@unimi.it, come ad esempio:
    • gestione delle abilitazioni all’uso del sistema
    • predisposizione di flussi automatizzati di smistamento dei documenti
    • apertura e chiusura dei fascicoli informatici
    • attivazione o disattivazione delle funzionalità del sistema.
  • Riprogettazione degli iter documentali e dei procedimenti attivati in Ateneo: gestione.documentale@unimi.it
  • Implementazione delle procedure informatizzate per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni (Elixforms): gestione.documentale@unimi.it
     

Archivio di Ateneo

 

 

Normativa di riferimento

Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa - DPR 445 del 28 dicembre 2000

Codice dei Beni Culturali – D. Lgs 42 del 22 gennaio 2004

Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) D. Lgs 82 del 7 marzo 2005

Regole tecniche per il protocollo informatico - DPCM 3 dicembre 2013 ai sensi degli articoli 40 -bis, 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005

Regole tecniche in materia di sistema di conservazione - DPCM 3 dicembre 2013 ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005