Protocollo informatico

In adempimento alla normativa vigente, da gennaio 2016 è attivo il nuovo servizio di protocollo informatico e gestione documentale, gestito attraverso la piattaforma Archiflow (SIAV Spa).  Il sistema di protocollo informatico e gestione documentale costituisce l’archivio corrente dei documenti amministrativi acquisiti o prodotti dall’Ateneo. La consultazione di tali documenti è consentita alle singole unità di personale tecnico-amministrativo, secondo profili di abilitazione concordati con le strutture amministrative.

L’organizzazione federata del servizio di registrazione dei documenti prevede in linea di massima l’assegnazione ad un ufficio centrale (Ufficio Archivio, Protocollo e Servizio postale) della protocollazione dei documenti in entrata e la progressiva estensione a tutte le strutture amministrative della funzione di protocollazione dei documenti in uscita e dei documenti  “a registrazione particolare” (es.: decreti, determine, verbali organi di governo, delibere, ecc.).

Nelle sezioni seguenti si mettono a disposizione del personale dell’Ateneo le guide operative e le FAQs per l’utilizzo della piattaforma Archiflow, i principali riferimenti normativi sulla gestione documentale e il protocollo informatico e gli atti formali adottati dall’Ateneo per dare avvio al sistema a norma di protocollo e gestione documentale.

Le regole di organizzazione del servizio vengono definite, applicate e monitorate dal Settore Gestione documentale – Area Affari Istituzionali, Internazionali e Formazione. Per richieste di chiarimenti e supporto all’utilizzo della piattaforma Archiflow scrivere all’indirizzo helpdesk.archiflow@unimi.it

Normativa di riferimento

Testo unico sulla documentazione amministrativa - DPR 445 del 28 dicembre 2000

Codice Amministrazione Digitale 2005 e successivi aggiornamenti

Regole tecniche per il protocollo informatico - DPCM 3 dicembre 2013 ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005

Regole tecniche in materia di sistema di conservazione - DPCM 3 dicembre 2013 ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005