Servizio direttore/segreteria solo per modelli digitali “M3310” e “M3820”, VoIP “1120” e “1140”
La modalità direttore/segreteria prevede che le telefonate indirizzate verso un responsabile vengano ricevute dalla segreteria e quindi, eventualmente, passate al direttore.
Per avere questa funzionalità è necessario richiedere la configurazione degli interni interessati in modalità direttore/segreteria.
Un solo interno può fungere da segreteria per più direttori. In questo caso sul telefono interno della segreteria saranno terminati, oltre al proprio numero telefonico interno, anche gli interni dei diversi direttori e quindi saranno presenti più tasti interno direttore e chiamata direttore.
Le modalità di inoltro delle chiamate rimangono identiche a quelle precedentemente descritte.
Tra i due telefoni interni del direttore e della segreteria sono disponibili le seguenti funzioni:
CHIAMATA DIRETTORE
La segreteria può comunicare con il direttore senza effettuare una telefonata interna: quando intende comunicare con il direttore, la segreteria deve premere il tasto appositamente configurato per chiamare il direttore (sui telefoni VoIP la cosiddetta hotline, tasto argentato in alto a destra: sullo schermo solitamente compare il numero interno del direttore o la dicitura DIRETTORE o il cognome): lo indichiamo nel seguito come TASTO CHIAMATA DIRETTORE per indicare che a chiamare è il Direttore.
Il direttore viene avvisato della chiamata dalla suoneria del telefono, dalla luce rossa lampeggiante del LED in alto a destra e dal lampeggìo del tasto appositamente configurato per chiamare la segreteria (sullo schermo compare il numero interno della segretaria o la dicitura SEGRETERIA o il cognome): lo indichiamo come TASTO CHIAMATA SEGRETERIA per indicare che a chiamare è la segreteria.
Per rispondere il direttore dovrà semplicemente sollevare il ricevitore.
CHIAMATA SEGRETERIA
Analogamente il direttore può comunicare con la segreteria senza effettuare una telefonata interna. Quando intende comunicare con la segreteria, il direttore deve premere il tasto chiamata segreteria. La segreteria viene avvisata della chiamata dal suono del telefono e dal lampeggio del tasto chiamata direttore. Per rispondere la segreteria dovrà semplicemente sollevare il ricevitore.
PASSAGGIO CHIAMATE AL DIRETTORE
Quando è in arrivo una chiamata sul numero telefonico interno del direttore, la segreteria viene avvisata dalla suoneria del telefono e dal lampeggìo del tasto configurato con l’interno direttore (sui telefoni VoIP lampeggia un’icona a forma di telefono a fianco del numero dell’interno, visibile sullo schermo sulla destra). Dopo aver risposto alla chiamata può inoltrarla al direttore con la seguente modalità:
- Premere il tasto interno DIRETTORE. La chiamata in arrivo è automaticamente messa in attesa ed il tasto del numero interno inizierà a lampeggiare sia sul telefono della segreteria che su quello del direttore: alla risposta, la segreteria informa il direttore della chiamata in attesa.
- se il direttore vuole rispondere alla chiamata deve premere il TASTO DI LINEA lampeggiante sul proprio telefono interno per entrare in comunicazione con l’interlocutore. La segreteria viene quindi esclusa e può riagganciare.
- se il direttore non risponde o non intende prendere la chiamata, la segreteria, per rientrare in comunicazione con l’interlocutore deve premere il tasto del numero interno del direttore, lampeggiante.
PASSAGGIO CHIAMATE ALLA SEGRETARIA
Dopo aver risposto ad una chiamata il direttore può inoltrarla nuovamente alla segreteria con la seguente modalità.
- Premere il tasto configurato per chiamare l’interno della SEGRETERIA (tasto argentato in alto a destra, a fianco dello schermo, solitamente il primo in alto): la chiamata è automaticamente messa in attesa ed il tasto del numero interno (hotline), inizierà a lampeggiare sia sul telefono della direttore che su quello della segreteria.
- Dopo la risposta, la segreteria per entrare nuovamente in comunicazione con l’interlocutore deve premere il tasto lampeggiante del numero interno del DIRETTORE.