Migrazione a Outlook365 Informazioni sulla migrazione e sul nuovo sistema di posta dell’Ateneo
Indice della pagina
Da ottobre 2023, la posta elettronica dell’Ateneo viene progressivamente trasferita su Outlook 365, nel cloud di Microsoft.
Caratteristiche principali di Outlook365:
- spazio: ampliamento a 100 GB per la casella di posta; 100 GB (espandibili fino a 1.5 TB, su richiesta) di spazio disponibile per l’archiviazione della posta
- nuova interfaccia grafica, che consente l’accesso da un grande numero di dispositivi, in qualsiasi luogo e momento
- elevati standard di sicurezza in chiave preventiva per il rischio di data breach sugli account istituzionali
- strumento completamente integrato nella Suite Microsoft 365 (Teams, OneDrive, Office, etc.)
Cosa viene migrato?
Verrà eseguita la migrazione di tutti i messaggi di posta elettronica, dei contatti e dei calendari (se utilizzati) dalle cassette postali di ciascun utente dell’ Ateneo (nome.cognome@unimi.it) a Microsoft 365.
Viene migrato tutto ciò che è presente sul server (webmail), cioè tutti i messaggi, i contatti e i calendari (se utilizzati).
Viene mantenuta l’alberatura della casella (con tutte le cartelle e tutte le sottocartelle).
Inizio paginaCosa non viene migrato?
Non viene migrato ciò che è presente solo localmente, sui client di posta elettronica (Outlook, Thunderbird ..)
I gruppi di contatti non verranno migrati (anche se presenti sulla webmail) e saranno da ricreare sul nuovo sistema.
Per quanto riguarda i calendari, verranno migrati interamente solo quelli attivamente usati.
Per il gruppo Dottorandi, Specializzandi, Borsisti, Assegnisti, PCO, Tutor verranno migrati esclusivamente i messaggi, mantenendo le cartelle e le sottocartelle presenti sul server (webmail).
I filtri della webmail non vengono trasferiti - andranno ricreate delle regole su Outlook 365 webmail
Per informazioni sulle regole di Outlook 365 consultare il seguente documento:
Inizio paginaImpostare un inoltro (forward) nella cassetta postale Microsoft
L’impostazione di inoltro automatico dei messaggi viene consentito e mantenuto solo se interno al dominio unimi.
Il forward esterno viene eliminato e non sarà più consentito.
Questa decisione è stata presa anche in coordinamento con il DPO e l’ufficio a supporto: con lo strumento Microsoft sono risolti i problemi di spazio e usabilità. La nuova posta, integrata nella Suite Microsoft 365, offre un consistente ampliamento dello spazio a disposizione; una nuova interfaccia grafica, attenta all’esperienza utente; elevati standard di sicurezza in chiave preventiva per il rischio data breach sugli account istituzionali.
Inizio paginaAccesso alla casella
Alla casella di posta elettronica si accede con le proprie credenziali di Ateneo (nome.cognome@unimi.it) che restano invariate.
La nuova webmail si trova al seguente indirizzo:
https://outlook.office365.com
È anche possibile utilizzare un client di posta (per esempio Outlook o Thunderbird).
Per informazioni sulle credenziali di Ateneo consultare il seguente link:
https://work.unimi.it/servizi/servizi_tec/59027.htm
Per modificare la password, utilizzare la seguente applicazione:
https://auth.unimi.it/password/index.php
Autenticazione a più fattori - Multifactor Authenticator
L’autenticazione in modalità Single user-password permette di autenticarsi alla webmail utilizzando le stesse credenziali (user id e password) utilizzate per tutti gli altri servizi online del portale.
Per garantire una maggiore sicurezza durante la fase di accesso alla propria casella di posta o al proprio account Microsoft 365, è attiva l’autenticazione a più fattori (o MFA) che prevede un ulteriore step di autenticazione, oltre al normale utilizzo di nome utente e password.
ATTENZIONE: l’attivazione della MFA può essere fatta in qualsiasi momento. Una volta migrata la casella di posta elettronica nel cloud, l’accesso tramite MFA è obbligatorio
Per maggiori informazioni e per l’attivazione della MFA, consultare la guida:
https://auth.unimi.it/migrazione365/MFA_def_IT.pdf
https://auth.unimi.it/migrazione365/MFA_Authenticator-Browser_ADDON.pdf
Link configurazione client di posta
THUNDERBIRD:
https://auth.unimi.it/migrazione365/configurazione_thunderbird_outlook-IT.pdf
https://auth.unimi.it/migrazione365/guidaConfigurazioneThunderbirdShared.pdf
OUTLOOK:
https://auth.unimi.it/migrazione365/Istruzioni_migrazione_outlook.pdf
Link configurazione dispositivi mobili
OUTLOOK su ANDROID:
https://support.microsoft.com/it-it/office/configurare-la-posta-elettronica-nell-app-outlook-per-android-886db551-8dfa-4fd5-b835-f8e532091872
OUTLOOK su iOS:
https://support.microsoft.com/it-it/office/configurare-l-app-outlook-per-ios-b2de2161-cc1d-49ef-9ef9-81acd1c8e234
iOS EMAIL APP:
https://support.microsoft.com/it-it/office/configurare-un-account-outlook-nell-app-mail-di-ios-7e5b180f-bc8f-45cc-8da1-5cefc1e633d1
Caselle condivise - Shared mailbox
Le caselle di posta elettronica ad uso ufficio/struttura saranno gestite come shared mailbox, vale a dire caselle condivise.
L'accesso alla casella condivisa deve essere autorizzato e avviene attraverso le proprie credenziali di Ateneo (nome.cognome@unimi.it).
Per richiedere o revocare il permesso di accesso alla casella condivisa, è necessario aprire un ticket sullo SPOC. Il ticket è sottoposto all'approvazione del/la proprio/a responsabile
Per informazioni sull’accesso e l’uso delle caselle condivise consultare i seguenti documenti:
https://support.microsoft.com/it-it/office/aprire-e-usare-cassette-postali-condivise-in-outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd
In questo documento, in particolare, viene spiegato come:
Aggiungere una cassetta postale condivisa in Outlook - Inviare messaggi dalla cassetta postale condivisa - Rispondere ai messaggi inviati alla cassetta postale condivisa - Cercare nella cassetta postale condivisa - Usare il calendario condiviso - Usare l'elenco contatti condiviso - Usare una cassetta postale condivisa in un dispositivo mobile (telefono o tablet)
Aggiungere una cassetta postale condivisa in Outlook Mobile:
https://support.microsoft.com/it-it/office/aggiungere-una-cassetta-postale-condivisa-a-outlook-mobile-f866242c-81b2-472e-8776-6c49c5473c9f
Come controllare se una casella di posta è stata migrata?
È possibile controllare se una casella è stata trasferita, accedendo a:
Inizio paginaAssistenza agli utenti
In caso di problemi è possibile aprire una richiesta di supporto.
Problemi con l'attivazione della MFA:
- per Dottorandi e Specializzandi:
https://informastudenti.unimi.it/saw/ess/offeringPage/6275540?AUTH=SAML
- per tutti gli altri utenti:
https://servicemanagement.unimi.it/saw/ess/offeringPage/901241?AUTH=SAML
Problemi relativi alla posta elettronica:
- per Dottorandi e Specializzandi:
https://informastudenti.unimi.it/saw/ess/offeringPage/41073?AUTH=SAML
- per tutti gli altri utenti:
https://spoc.unimi.it/it/wizRichieste/Richiesta_new/27
FAQ
CASELLE CONDIVISE
Chi può accedere ad una casella condivisa?
Possono accedere solo coloro che hanno un indirizzo di posta nel dominio unimi.it, studenti.unimi.it e guest.unimi.it.
Come accedere alla casella condivisa?
Per vedere le caselle condivise da webmail, accedere con le proprie credenziali a
andare in alto a destra, dove c’è il cerchiolino con le iniziali dell’account o l’immagine caricata. Cliccare lì sopra e poi selezionare "usa un altro indirizzo email".
Nel box che si apre scrivere l’indirizzo della casella condivisa ad esempio: casella.ufficio@unimi.it - si apre un'altra finestra del browser in cui c'è la posta dell'account
Come usare una casella condivisa in un dispositivo mobile
https://support.microsoft.com/it-it/office/aprire-e-usare-cassette-postali-condivise-in-outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd
Come impostare il mittente dei messaggi della cartella shared?
Bisogna evidenziare il campo “DA”:
App Outlook
OWA – webmail
> selezionare “Nuova email”
> selezionare “Opzioni”
> mettere la spunta su “Mostra Da”
Su client Outlook si cambia l’ordine delle cartelle nella casella shared -non riesco a fare la ricerca nella casella shared dal client Outlook
E’ necessario fare l’aggiornamento a Office 2021 o Office 365
Come essere aggiunto come utilizzatore/trice - Non riesco a vedere la posta della casella shared che prima della migrazione, vedevo. Non posso accedere alla casella shared
Se aventi diritto, è possibile richiedere l’abilitazione all’accesso alla casella condivisa mediante l’apertura di un ticket sullo SPOC, all’offerta
Caselle condivise - Richiesta di modifica privilegi di accesso
Si segnala che la richiesta è soggetta all’approvazione del proprio responsabile.
Si ricorda che, per accedere ad una casella condivisa, è necessario che il proprio indirizzo appartenga ai domini @unimi.it o @studenti.unimi.it.
Come richiedere l’eliminazione di un/una utilizzatore/trice di una casella shared
E’ possibile aprire un ticket per richiedere l’abilitazione all’accesso alla casella condivisa, mediante l’apertura di un ticket sullo SPOC, all’offerta
Caselle condivise - Richiesta di modifica privilegi di accesso
Si segnala che la richiesta è soggetta all’approvazione del proprio responsabile.
La posta inviata viene salvata nella cartella Sent dell’account personale
Posta inviata
È stato impostato il salvataggio della posta inviata da un account condiviso nella casella “Inviata” dell’account condiviso (di default lo salva nell’inviata dell’account personale). In caso di problemi, aprire un ticket per verificare le impostazioni dell’account condiviso
Posta eliminata e Bozze
Le bozze sono salvate di default nella cartella dell’account personale. Per ottenere che siano salvate nella cartella Draft della casella condivisa è necessario installare il seguente plugin di Outlook: https://ivasoft.com/cooldraft.shtml
Anche i messaggi eliminati sono salvati nel cestino dell’account personale. Per modificare questo comportamento è necessario intervenire sul registro di sistema della macchina Windows.
Se ne avete i permessi seguite le indicazioni della pagina https://learn.microsoft.com/en-us/outlook/troubleshoot/email-management/deleted-items-go-to-wrong-folder; altrimenti, se il computer è stato fornito dall’Ateneo o il vostro dipartimento è compreso in UniSID potete aprire un ticket sullo SPOC.
Come posso aggiungere la casella condivisa alla mia personale in OWA (Outlook Web Application) (webmail)
Per la visualizzazione in OWA, accedendo a https://outlook.office365.com/, si può aggiungere la casella all'interno della propria personale (simile alla app Outlook); queste le istruzioni:
1) tasto destro del mouse su "Cartelle" e selezionare "Aggiungi cartella o cassetta postale condivisa"
2) digitare il nome della casella condivisa nel box che si apre
MFA - Autenticazione a più fattori - Multifactor Authenticator
Come faccio a configurare l'MFA su un nuovo telefono cellulare diverso da quello su cui l'avevo già configurato?
E' necessario resettare l'MFA - per presentare la richiesta di reset dell'MFA, aprire un ticket sullo SPOC
VARIE
Come posso inserire il messaggio di risposta automatica/assenza su Outlook webmail?
Si accede alla webmail di Outlook con le proprie credenziali:
In alto a sinistra, cliccare sulla rotellina > Posta > Risposte automatiche
Come importare Email e Calendar da Google
Se, per ragioni di spazio, ha cancellato parte della posta dal server Unimi avendola salvata su Gmail, le email eventualmente cancellate non le troverà in Outlook 365.
È tuttavia possibile riportare in Outlook la posta salvata su Gmail, seguendo queste indicazioni:
Anche per quanto riguarda il calendario c’è una cosa analoga:
Se vuole avere un unico punto di controllo dei suoi account, quello istituzionale e quello personale, può configurare l’account Gmail in Outlook, qui può trovare una descrizione dell’operazione:
ATTENZIONE: bisogna eseguire le operazioni dall’app Outlook (il client) - non può essere fatto da OWA (webmail)
Come importare gli archivi di posta locali da Thunderbird in Office365
Per importare gli archivi di posta presenti nelle Cartelle locali di Thunderbird nel nuovo sistema di posta Office365 è possibile seguire le istruzioni di questo documento.
Esiste un limite all'invio dei messaggi?
Microsoft prevede un limite di invio nella giornata pari a 1000 destinatari interni e 500 destinatari esterni
Inoltre esiste un limite di invio orario pari a 500 destinatari
Nel caso di invii superiori ai limiti indicati è possibile richiedere l'uso delle liste di distribuzione aprendo un ticket sullo SPOC alla voce Liste di distribuzione - Richiesta di autorizzazione all'uso
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